Feldanalyse
Ausgangslage

01 Vorgeschichte

Kontextanalyse
Frühzeitig beginnen

02 Intention(en)

Notwendigkeit prüfen

03 inhaltliche und strukturelle Rahmenbedingungen

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Akteure

04 Initiierende/ Verantwortliche

Selbst teilnehmen
Gemischte Kernteams
Beratung
Coaching

05 Teilnehmende

Akteur*innenanalyse
(Gewichtete) Zufallsauswahl
Verfahrensdesign
Kommunikation

06 Haltung

Eigeninitiative
Umgang mit Skepsis
Fehlerkultur
Reflexivität der Haltung

07 Kommunikationsprinzipien

Multiplikator*innen
Vertrauensbasis
Wertschätzung
Verständliche Aufbereitung

08 Aktivierung und Inklusion

Zielgruppenorientierte Ansprache
Multiple Einladungswege
Gestaltungsmacht
Betroffenheit aufzeigen
Struktur und Organisation

09 Verfahrensstruktur

Flexibilität im Verfahren
Organisationsstrukturen
Über alle Prozessphasen

10 Veranstaltungsorte

Ortsqualität

11 Zeiten

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Veranstaltungskonzeption

12 Veranstaltungscharakter / Durchführungsprinzipien

Visionen und Innovationen
Kollaborativ arbeiten
Raum für Emotionen
Regeln

13 Formate und Methoden

Beteiligungsformate kombinieren
Kultivierung
Weiteres Vorgehen

14 Aufbereitung und Evaluation

Entscheidungen erklären
Ergebnisse kommunizieren

15 Umsetzung und Verstetigung

Strukturen Aufbauen
Verbindliche Umsetzung
Ergebnis im Detail

Handlungsempfehlungen & Anforderungsprofil für Ihr Beteiligungsverfahren

Demo Leinwand

(Keine Beschreibung erstellt)

Ausgangslage

01 Vorgeschichte

Die Vorgeschichte zu einem Beteiligungsverfahren hat einen bedeutenden Einfluss darauf, ob Akteur*innen ein Interesse daran haben, sich zu beteiligen oder nicht. Sie ist entscheidend dafür, mit welchen Vorurteilen, Stereotypen und Erwartungen Menschen dem Thema Beteiligung gegenüberstehen und dem Beteiligungsverfahren begegnen. Sie ist auch entscheidend dafür, welche Motivationen und Hoffnungen sie daran knüpfen. Die Atmosphäre im Beteiligungsverfahren sowie die Bereitschaft, zu kooperieren und in ein gemeinsames Gestalten zu kommen, ist zentral durch die Vorgeschichte geprägt. 
Eine solide Analyse der Vorgeschichte und den damit verbundenen Fakten, Emotionen und Prozessen ist entscheidend für den Erfolg eines Beteiligungsverfahrens. Dementsprechend wichtig ist es, Aspekte aus der Vorgeschichte in die Planung mit einzubeziehen. 


Die folgenden Fragen können helfen, die Vorgeschichte zu analysieren: 

  • Wie hoch ist die Kenntnis über das Projektvorhaben bzw. -thema,  zu dem beteiligt werden soll?
  • Gab es in der Vergangenheit Vorkommnisse, die beachtet werden müssen? Gab es bereits einen Konflikt zu dem Projekt/Thema? 
  • Besteht aufgrund stark gegensätzlicher Perspektiven, Interessen und Erwartungen Konfliktpotenzial?
  • Gibt es vor Ort/im Projektumfeld bereits Erfahrungen mit Beteiligung? Wenn ja, wird diese als vorwiegend als gut und gewinnbringend oder als schlecht wahrgenommen/eingeschätzt?

Muster des Gelingens

Kontextanalyse
Kontextanalyse
Problem

Wird bei der Planung eines Beteiligungsverfahrens der Kontext nicht oder nicht ausreichend beachtet, führt das dazu, dass mit falschen Voraussetzungen und Annahmen operiert wird, die Missverständnisse und Fehlentwicklungen begünstigen.

Lösung

Ein Vorhaben ist immer in einem thematischen und räumlichen Kontext eingebunden. Eine Kontextanalyse hilft, ein passgenaues Verfahren für das Vorhaben zu entwickeln sowie Akteure und Faktoren zu identifizieren und ihre Beziehung zueinander zu verstehen.

Frühzeitig beginnen
Frühzeitig beginnen
Problem

Häufig wird Beteiligung erst initiiert, wenn sich bereits Bürgerinitiativen gründen oder Konflikte auftreten. Wenn ein Vorhaben schon fortgeschritten ist, sind meist auch die Veränderungsspielräume sehr gering. Eine konstruktive Zusammenarbeit wird erschwert.

Lösung

Beteiligung möglichst frühzeitig beginnen. Eine Kultur der transparenten Kommunikation und Beteiligung von Anfang an als selbstverständlich etablieren, indem Vorhaben frühzeitig veröffentlicht werden, schon in der Planung von Vorhaben und Beteiligungsmöglichkeiten ausgemacht werden.


02 Intention(en)

Eine Zielanalyse ist grundlegend für die weitere Ausgestaltung des Verfahrens.
Die Klärung der Absicht (Intention) der Beteiligung ist unter anderem ausschlaggebend dafür, wer im Zuge der Beteiligung eingebunden werden soll. Je klarer die Intention eines Beteiligungsverfahrens ist, desto deutlicher wird auch, anhand welcher Kriterien die Teilnehmenden ausgewählt werden sollen. Die übergeordneten vier Intentionen von Beteiligung variieren von Legitimität der Ergebnisse, über demokratisches Selbstverständnis und Qualität der Ergebnisse bis zum Empowerment der mitwirkenden Akteur*innen.
Zusätzlich ist es notwendig, die Zielsetzung(en) (Vermittlung, Konfliktlösung, Gestaltung, Initiierung von Handlung) der Beteiligung festzulegen. Diese nehmen Einfluss darauf, wie und in welcher Tiefe innerhalb der Beteiligung gearbeitet wird.
Eine transparente Kommunikation über Intention(en) und Zielsetzung(en) schafft Vertrauen und fördert die Teilnahmebereitschaft aller Akteur*innen.

Um die Ausrichtung eines Beteiligungsverfahrens festzulegen, gilt es zu beantworten und festzuhalten:

  • Warum und mit welcher Absicht soll beteiligt werden?
  • Welche Ziele werden mit der Beteiligung verfolgt? Was soll mit der Beteiligung erreicht werden?

Muster des Gelingens

Notwendigkeit prüfen
Notwendigkeit prüfen
Problem

Beteiligung ist nicht das Mittel zu jedem Zweck. Wird sie in Situationen organisiert, in denen es eigentlich keinen Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum gibt, kann sie kontraproduktiv sein. Dazu gehören z. B. Fälle, in denen es vielmehr um die Kommunikation schon getroffener Entschlüsse geht als um wirkliche Mitwirkung (lediglich Akzeptanz wird beschafft) oder in denen die Ziele und Aufgaben so diffus sind, dass eine effektive Bearbeitung nicht möglich ist (Ergebnisse haben keine praktische Relevanz). Beteiligung wird dann zu einer Farce und hinterlässt meist verbrannte Erde in Form von Misstrauen, Verdruss und Demotivation.

Lösung

Es gilt, die eigene(n) Intention(en) und Beweggründe, verborgenen Ziele und Rahmenbedingungen für das jeweilige Thema genau und ehrlich zu überprüfen. Eine Beteiligung sollte nur dann initiiert werden, wenn es tatsächliche Spielräume gibt und die Verantwortlichen ein echtes Interesse an der Meinung und / oder Mitarbeit anderer Akteur*innen haben.


03 inhaltliche und strukturelle Rahmenbedingungen

Jedes Beteiligungsverfahren hat bestimmte Rahmenbedingungen:. Die Klärung der Rahmenbedingungen sind notwendig, um Einschränkungen, Begrenzungen und Spielräume innerhalb des zu bearbeitenden Themas auszumachen und eine solide fachliche Vorplanung des Verfahrens durchführen zu können. Die Rahmenbedingungen beziehen sich zum einen auf das Beteiligungsverfahren selbst (z.B. vorhandene Gelder, die zur Durchführung zur Verfügung stehen) und zum anderen beziehen sie sich auf das Projektvorhaben (z.B. strukturelle Vorgaben, in deren Rahmen das Projekt umgesetzt werden kann).
Die Kategorie umfasst alles, was die Situation vor Ort/im Projektumfeld beschreibt (spezifische Gegebenheiten wie die Sozialstruktur im Quartier oder die finanzielle Lage einer Kommune oder Organisation). Zusätzlich umfasst sie alle Bedingungen, die zu Beginn des Verfahrens darüber entscheiden, was verhandelt werden kann und was nicht (wie weit das Vorhaben schon fortgeschritten ist, bereits getroffene Entscheidungen oder Vorgaben wie rechtliche Vorschriften und bauliche Gegebenheiten). Danach richtet sich, wie groß die Gestaltungsspielräume sind. Die finanziellen und personellen Ressourcen, mit denen das Beteiligungsvorhaben ausgestattet sind, rahmen zusätzlich die Ausgestaltungsmöglichkeiten. 
In Kombination mit der Vorgeschichte und der Intention ergeben die Rahmenbedingungen die inhaltlichen Anforderungen an die Beteiligung. Es wird deutlich, welcher Aufwand möglich und nötig ist, um das Verfahren erfolgreich zu planen und durchzuführen. Beispielsweise fördern persönliche Interaktionen zwischen Verantwortlichen und Teilnehmenden eine intensive Zusammenarbeit und Vertrauen. Dies ist bei vorangegangenen Konflikten wichtig, erfordern aber eine finanzielle und personelle Ausstattung mit ausreichenden Ressourcen.
Es ist notwendig, die Rahmenbedingungen im Voraus zu klären, um offen und transparent über die Möglichkeiten und Grenzen des Verfahrens zu informieren. Denn potenzielle Teilnehmende müssen in die Lage versetzt werden, selbst den Nutzen und Aufwand ihres Engagements zu bewerten. Die Gefahr von Enttäuschung im Nachhinein wird so minimiert. Daher ist grundlegend zu klären:

  • Welche inhaltlichen Anforderungen gibt es für das Projektvorhaben, zu dem beteiligt werden soll? 
  • Welche projekt-, themen- und ortsspezifische Gegeben- und Besonderheiten müssen beachtet werden?
  • Wie groß sind die Gestaltungsspielräume für das Projektvorhaben? Was steht schon fest? Worüber wurde bereits entschieden?
  • Wie ist der Zeitrahmen des Projektvorhabens? Wie umfangreich ist es? Wie viel Zeit und Aufwand braucht es für dessen Durchführung und Umsetzung?
  • In welchem Abschnitt des Projektvorhabens soll die Beteiligung stattfinden? Wie weit ist das Projektvorhaben mit Einsatz der Beteiligung bereits fortgeschritten?
  • Wie hoch sind die vorhandenen personellen und finanziellen Ressourcen für das Beteiligungsverfahren?
  • Wer entscheidet am Ende über die Umsetzung der Ergebnisse? Wer kann mitbestimmen?
  • Wer ist für die Umsetzung der Ergebnisse verantwortlich? Wer ist in die Umsetzung der Ergebnisse mit einbezogen?

Muster des Gelingens

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Akteure

04 Initiierende/ Verantwortliche

Jedes Beteiligungsverfahren wird von bestimmten Akteur*innen initiiert. Meist sind dies Verantwortliche und Entscheidende aus Politik und Verwaltung oder sie kommen aus den Führungsebenen von Institutionen oder aus Initiativen von Bürger*innen. Oft sind verschiedene Akteur*innen und Instanzen mit unterschiedlichen Vorerfahrungen und Kenntnissen über Beteiligung eingebunden. Deshalb ist eine Klärung und Festlegung über Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten wichtig. Folgende Fragen können dabei helfen:

  • Welche Rollen nehmen die verantwortlichen Akteur*innen ein ( Vertreter*innen der Politik, Verwaltungsmitarbeitende , Prozessbegleitende etc.)?
  • Wer hat den Auftrag für das Beteiligungsverfahren gegeben?
  • Wer hat die Federführung? Wer ist entscheidungsbefugt?
  • Wer steuert den Prozess im Laufe des Verfahrens? 
  • Wer führt die Beteiligung durch? Wer begleitet sie? Gibt es externe Unterstützung bei der Durchführung, z.B. durch eine Moderation, die eingeladen wird?
  • Wer koordiniert und kommuniziert zwischen den unterschiedlichen Instanzen?
  • Wer ist Sprachrohr nach Außen? Wer ist Ansprechpartner*in für Interessierte und Rückfragen?
  • Wer spielt darüber hinaus noch eine Rolle? 
  • Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zusätzlich noch einzuplanen?
  • Wie hoch ist der Kenntnisstand der Initiierenden, Verantwortlichen und Durchführenden zum Thema Beteiligung? Welche Erfahrungen wurden bereits gemacht und welches Vorwissen existiert?

Muster des Gelingens

Selbst teilnehmen
Selbst teilnehmen
Problem

Oftmals nehmen Verantwortliche nicht selber an der Beteiligungsveranstaltung teil. Dadurch entsteht bei vielen Akteur*innen der Eindruck, dass ihr Engagement nicht wertgeschätzt wird. Zusätzlich fördert es das Misstrauen, es handele sich nur um eine „Alibi-Beteiligung“, deren Ergebnis von den Verantwortlichen nicht ernst genommen wird.

Lösung

Um der Öffentlichkeit zu zeigen, dass das Verfahren von den Verantwortlichen ernst genommen wird, ist es notwendig, dass die eigene Teilnahmerolle definiert ist, Vertreter*innen aus Politik und Verwaltung entsprechend ihrer Rolle aktiv teilnehmen und, dass diese während des gesamten Verfahrens aktiv teilnehmen und sichtbar bleiben.

Gemischte Kernteams
Gemischte Kernteams
Problem

Teams, die nur eine Fachdisziplin abdecken, sind oftmals blind für ihre eigene Sprache und spezifische Herangehensweise. Das kann dazu führen, dass Menschen ausgeschlossen werden, denen die gewählte Fachsprache des Kernteams und die Art ihres Vorgehens nicht vertraut sind / fremd sind. Es kann daher passieren, dass Personen aus Befremdung fern bleiben.

Lösung

Um Diversität als wichtiges Element eines inklusiven Beteiligungsverfahrens zu erreichen, ist es hilfreich, wenn das Kernteam sich durch Perspektivenvielfalt auszeichnet, über verschiedene Kompetenzen verfügt, unterschiedliche Vorgehensweisen aus den jeweiligen Professionen einbringt.

Beratung
Beratung
Problem

Ein Beteiligungsverfahren ist ein sehr komplexer Vorgang, bei dem es viele Aspekte zu beachten und zu entscheiden gilt. Für die Organisation und Durchführung braucht es fachliches Wissen auf verschiedenen Ebenen. Wird ein Beteiligungsangebot geplant, ohne fundierte Kenntnisse zu haben, kann es leicht misslingen und ins Gegenteil umschlagen (Verdruss, Überforderung und Demotivation anstelle von produktiver Zusammenarbeit und wertvollen Ideen).

Lösung

Eine Beratung zum Thema Beteiligung oder professionelle Begleitung über einen längeren Zeitraum hinweg kann die Verantwortlichen eines Projektes dabei unterstützen, Gemeinsamkeiten und Unterschiede im Aufgabenverständnis herauszuarbeiten, einen Überblick über unterschiedliche Beteiligungsoptionen und Formate zu erhalten, individuelle und auf den Kontext bezogene Lösungen zu entwickeln und qualifizierte Entscheidung zum weiteren Vorgehen und Verfahrensgestaltung zu treffen.

Coaching
Coaching
Problem

In Beteiligungsverfahren kann es zu Konflikten, Krisen oder zu einer schwierigen Kommunikation unter den Verantwortlichen und/oder den Teilnehmenden kommen. Die Organisation und Durchführung einer Beteiligung kann persönlich herausfordernd sein.

Lösung

Ein Beteiligungscoaching hilft den Initiierenden und Verantwortlichen während der Planung und Durchführung, ihre Sichtweisen zu reflektieren (und neue Sichtweisen zu entwickeln). Mit einer professionellen Begleitung auf einer persönlichen Ebene durch verschiedene Phasen des Prozesses können die eigene Rolle und die persönliche Haltung reflektiert werden.


05 Teilnehmende

Anzahl und Zusammensetzung der Teilnehmenden sind entscheidend für die Ergebnisse des Beteiligungsvorhabens. Durch die Art der Auswahl von Teilnehmenden können die Durchführenden den Ablauf und die Ergebnisse der Beteiligung stark beeinflussen, etwa, wenn im Vorfeld geklärt wurde, wen das Beteiligungsverfahren betrifft, und diese Gruppe in ausreichender Zahl  bei dem Verfahren vertreten ist. 
Es gilt zunächst zu klären, wie viele Personen insgesamt und in den Einzelformaten beteiligt werden sollen. Wird mit wenig Akteur*innen intensiv zusammengearbeitet, ist es möglich thematisch in die Tiefe zu gehen. Wird eine Vielzahl von Menschen eingebunden, wird oft vermehrt in die Breite gearbeitet. 
Eine Auswahl entscheidet über die Zusammensetzung der Teilnehmenden: Das Beteiligungsverfahren kann für alle Interessierten unabhängig von persönlicher Betroffenheit offen sein (Selbstauswahl), es kann gezielt für bestimmte Menschen und Zielgruppen konzipiert und beworben werden (gezielte Auswahl) oder durch das Zufallsprinzip ein repräsentative Auswahl von Akteur*innen mit bestimmten Merkmalen (Betroffenheit, demographische Kennwerte) einladen sein (Zufallsauswahl). Insbesondere hier stellt sich die Frage nach der Inklusion im Verfahren. Abhängig davon, wie Inklusion verstanden wird, kann die Frage unterschiedlich beantwortet werden. Die Frage nach der Zusammensetzung der Teilnehmenden kann daher immer nur für den jeweiligen Kontext beantwortet werden. Hierbei hilft eine Orientierung an den übergeordneten vier Intentionen zu beteiligen, anhand derer entschieden werden kann, wer aus welchem Grund beteiligt werden sollte.
Abschließend muss herausgestellt werden, welche Bedürfnisse, Interessen und Perspektiven die ausgemachten Zielgruppen haben. An dem Profil der potenziell Teilnehmenden können später Aktivierungsstrategien und Formen der Zusammenarbeit ausgerichtet werden.

 Zu Beginn des Verfahrens gilt es folgende Punkte zu klären:

  • Wie groß soll die Beteiligung ausfallen? Wie viele Menschen sollen an dem Verfahren insgesamt und an den Einzelveranstaltungen beteiligt werden? 
  • Wie soll die Auswahl der Teilnehmenden erfolgen? Welches Auswahlverfahren soll angewendet werden?
  • Wie soll die Zusammensetzung der Teilnehmenden aussehen? Woran wird sich bei der Auswahl orientiert? Wer soll aus welchem Grund und in welcher Rolle teilnehmen?
  • Wie erfolgt die konkrete Auswahl der Teilnehmenden?
  • Gibt es besondere Anforderungen der Zielgruppe(n)? Welche besonderen Anforderungen von der jeweiligen Zielgruppe(n) müssen berücksichtigt/beachtet werden?

Muster des Gelingens

Akteur*innenanalyse
Akteur*innenanalyse
Problem

Oftmals wird zu Beginn einer Beteiligung nicht analysiert, welche Akteur*innen passend zum Beteiligungsanlass angesprochen werden sollen. Das Einladungsmanagement ist dann nicht so angelegt, dass sich die für das Verfahren bedeutenden Akteur*innen angesprochen fühlen. Jene, die eigentlich zur Beteiligung motiviert werden sollen, nehmen dementsprechend nicht teil.

Lösung

Um Akteur*innengruppen identifizieren zu können, die für das jeweilige Vorhaben zur Beteiligung eingeladen werden sollten, ist es wichtig zu klären, welche Beteiligungsintention verfolgt wird: Soll das Vorhaben durch Beteiligung legitimiert werden? Soll die Qualität des Ergebnisses erhöht werden? Sollen speziellen Gruppen ermächtigt werden? Oder ist das Projekt angelegt, um die demokratische Kultur zu fördern? Mit Kenner*innen des Projektumfelds können anschließend wichtige Akteur*innengruppen, entsprechende Multiplikator*innen lokalisiert und geeignete Wege der Ansprache festgelegt werden.

(Gewichtete) Zufallsauswahl
(Gewichtete) Zufallsauswahl
Problem

Die Zusammensetzung der teilnehmenden Akteur*innen ist mitentscheidend für die Ergebnisse des Beteiligungsvorhabens. Denn nur wer anwesend ist, nimmt auch Einfluss auf die Ergebnisse. Bei offenen Einladungen nehmen diejenigen teil, die sich angesprochen fühlen. Bestimmte gesellschaftliche Gruppen sind bei dieser Einladungspraxis oft in den Beteiligungsmaßnahmen stärker repräsentiert und haben mehr Einfluss auf die Ergebnisse der Beteiligung als andere Gruppen, die sich tendenziell weniger beteiligen.

Lösung

Eine Heterogenität der Teilnehmenden ist von Bedeutung für die Qualität eines Verfahrens. Durch ein repräsentatives Auswahlverfahren kann ein Querschnitt der zuvor ausgemachten Zielgruppe (beispielsweise ein repräsentativer Querschnitt der Bevölkerung oder lediglich unmittelbar betroffenen Anwohner*innen) auf die Beteiligung aufmerksam gemacht werden. So wird eine heterogene Zusammensetzung von Teilnehmenden aus dem Kreis der Betroffenen gefördert.

Kontext
Kurzerklärung / Diskussion

Die Zufallsauswahl ist ein Auswahlmechanismus, durch den möglichst viele Standpunkte und Sichtweisen in die Beteiligung einbezogen werden. Die Dominanz bestimmter Gruppen und Partikularinteressen kann so verringert werden. Potenzielle Teilnehmende werden anhand bestimmter Merkmale zufällig ausgewählt und eingeladen. Oft wird in Beteiligungsverfahren Repräsentativität auf die gesamte „Bevölkerung“ bezogen. Nicht immer ist aber für die Thematik tatsächlich ein Querschnitt der Bevölkerung relevant. Vielmehr geht es bei der Zufallsauswahl darum, eine Heterogenität innerhalb einer ausgemachten Zielgruppe zu erreichen.
Bei jeder Beteiligungsveranstaltung stellt sich deshalb zum einen die Frage, wer in die Beteiligung mit einbezogen werden soll (Zielgruppe) und zum anderen, nach welchen Gesichtspunkten die Teilnehmenden anschließend aus dieser Gruppe zufällig ausgewählt werden (für das Thema relevante Merkmale zur Erfassung der Stichprobe bzw. Teilnehmer*innen). Dadurch wird eine heterogene Zusammensetzung der Teilnehmenden angestrebt, ohne jedoch eine Repräsentativität im statistischen Sinne zu erreichen.
Der Einsatz einer Zufallsauswahl bedeutet nicht automatisch eine erhöhte Heterogenität innerhalb der Teilnehmer*innenschaft. Nicht alle sozialen Milieus folgen einer Einladung gleichermaßen. Auch hier antworten in der Regel beteiligungsaffine Milieus überproportional oft. Deswegen kann es bei einer Zufallsauswahl sinnvoll sein, eine Gewichtung vorzunehmen, d. h. Gruppierungen mit einem bestimmten Merkmal häufiger einzuladen (z. B. doppelt so viele Personen unter 30 Jahren), damit die gewünschte Perspektivenvielfalt erreicht wird. 

Handlungsvorschläge
  1. Legen Sie zunächst die Anzahl an Teilnehmenden und die Zielgruppe(n) fest, indem Sie Fragen, wie z. B.  „Was ist die Intention der Vorhabens? Wer soll vertreten sein? Wen betrifft das Projekt bzw. das Thema?“ klären.
  2. Anschließend bestimmen Sie durch welche Merkmale (Alter, Geschlecht, Bildung, Abschluss etc.) ein heterogener Querschnitt angestrebt wird. Dazu lassen Sie sich im Klaren darüber sein, wer innerhalb der Zielgruppe weniger beteiligungsaffin ist und einer zusätzlichen Aktivierung bedarf oder welche Gruppe für die Thematik besonders stark vertreten sein soll. Gewichten Sie die Auswahl nach den Kriterien, die für die Beteiligung wichtig sind. Entscheiden Sie, wie die Zielgruppe erreicht werden kann und wie sie kontaktiert werden soll. Besteht die Grundgesamtheit der Zielgruppe aus den Anwohner*innen einer Gemeinde, kann die Auswahl der Teilnehmenden durch Zufallsziehungen aus dem Melderegister beim Einwohnermeldeamt getroffen werden. Besteht sie aus allen Schüler*innen und Lehr*innen eines bestimmten Einzugsgebietes, kann über ein Schulverzeichnis und über die Einbindung der relevanten Schulen die Zielgruppe kontaktiert werden. Je nach Grundgesamtheit gibt es unterschiedliche Datenbanken, Listen und Verteiler, auf die Sie zurückgreifen können. Abhängig von der Anzahl der zu aktivierenden Akteur*innen und den personellen und finanziellen Ressourcen legen Sie anschließend fest, wie Sie die Zielgruppe kontaktieren wollen (postalisches Anschreiben, persönliches Aufsuchen, per Telefon etc.).
  3. Laden Sie eine ausreichende Anzahl an möglichen Teilnehmenden ein, denn je nach Bekanntheitsgrad, Aktualität des Projektvorhabens und persönlicher Betroffenheit kann lediglich von einer positiven Rückmeldung von 3-5% der eingeladenen Personen gerechnet werden. Sollen also 50 Personen durch die Zufallsauswahl zur Teilnahme gewonnen werden, müssen 1000 Menschen ausgewählt und angesprochen werden.
  4. Um zusätzlich eine Perspektivenvielfalt zu fördern, ist es sinnvoll, die Zufallsauswahl mit anderen Auswahl- und Aktivierungsmaßnahmen zu kombinieren. Informieren Sie sich darüber, welche Möglichkeiten hinsichtlich der Ansprache und möglicher Anreize für Ihre Beteiligung sinnvoll sind.
  5. Entscheiden Sie, ob Sie ein Anmeldeverfahren einsetzen wollen. Ein Vorteil in diesem Verfahren ist die Möglichkeit weiterer Einladungen, falls sich zu wenig Personen zurückgemeldet haben oder die Teilnehmendenschaft nicht ausreichend heterogen ist. Nachteile der verbindlichen Anmeldung sind ein erhöhter Koordinationsaufwand und einer Zugangshürde für manche Menschen, denn ein Anmeldeverfahren lässt weniger Spontaneität zu und wirkt offiziell, was nicht jede*n anspricht.
  6.  Machen Sie das Auswahlverfahren während der Veranstaltung transparent, indem Sie am Anfang darauf hinweisen, wie die Auswahl stattgefunden hat. Begründen Sie Ihr Vorgehen.
Zu beachten

Nicht alle für die Beteiligung relevanten Menschen werden durch eine Zufallsauswahl aus dem Melderegister erreicht: Menschen, die lokal nicht gemeldet sind, werden in die Auswahl nicht mit einbezogen. Dies betrifft u. a. Geflüchtete, Obdachlose und Menschen, die ihren permanenten Wohnsitz woanders haben.


Ergebnis
  • Einer Überrepräsentation beteiligungsaffiner Gruppen entgegenwirken und inklusive Beteiligungen verschiedener Gruppen fördern
  • Heterogene Zusammensetzung der Teilnehmenden erreichen und diverse Standpunkte und Perspektiven einbinden 
  • Dominanz von Partikularinteressen entgegenwirken

Kommunikation

06 Haltung

Die Haltungen, die die Initiierenden, Verantwortlichen und Teilnehmenden im Beteiligungsverfahren einnehmen (sowohl in Bezug auf das Thema Beteiligung an sich, das zu behandelnde Thema als auch auf die Akteur*innenkonstellation) bestimmen wesentlich dasVerhältnis untereinander (vor allemzwischen Beteiligenden und Beteiligten) und die Form der Zusammenarbeit. Einige Haltungen und Strategien können Beteiligungsverfahren schaden oder in ihren Potentialen einschränken: Ein manipulatives Verständnis im Umgang miteinander, dauerhafte Unterstellungen, zermürbender Missmut, Lobbyismus etc. schränken das Potential ein. Andere Haltungen wiederum fördern Beteiligungsverfahren und die Teilnahme daran: Offenheit, Klarheit, Transparenz, Engagement, Mut und eine gute Fehler- und Feedback-Kultur.
Die Haltungen aller Akteur*innen, insbesondere auf Seiten der Verantwortlichen, ist ein massgebliches Kriterium dafür, ob Beteiligung gelingt. Denn mit welcher Einstellung Verantwortliche in ein Beteiligungsverfahren gehen, ist für die Teilnehmenden wahrnehmbar. Sie werden davon wiederum in ihrer eigenen Haltung beeinflusst und reagieren darauf - beispielsweise in Form von Nicht-Beteiligung oder mit destruktiven Verhalten im Beteiligungsprozess im negativen Fall. Umgekehrt kann eine wertschätzende Haltung der Verantwortlichen bei den gewünschten Akteur*innen eine engagierte Teilnahme und das Zustandekommen tragender Ergebnisse hervorrufen.
Daher ist es förderlich, sich der eigenen Haltung und die der Anderen bewusst zu werden. Für den Erfolg eines Beteiligungsverfahrens ist die Glaubwürdigkeit und die Kompetenz der initiierenden Akteur*innen besonders relevant. Daher sollte eine ehrliche Selbstanalyse der Verantwortlichen jeder Gestaltung eines Beteiligungsverfahrens vorangehen. 

Grundlegende Fragen zu Auseinandersetzung mit dem Thema Haltung sind:

  • Wie ist die eigene Haltung zum Thema Partizipation?
  • Welches Partizipationsverhältnis ist bei den Initiierenden/Verantwortlichen vorherrschend?
  • In welcher Rolle werden die Teilnehmenden eingebunden?
  • Welche Rolle  sollen die Verantwortlichen innerhalb des Beteiligungsverfahrens einnehmen?
  • Wie wird die Haltungen der Teilnehmenden zum Vorhaben eingeschätzt, zu dem beteiligt werden soll?

Muster des Gelingens

Eigeninitiative
Eigeninitiative
Problem

Verantwortliche sind aufgrund fehlender Kapazitäten und Ressourcen oft überfordert, Vorhaben in der für einen vollen Erfolg notwendigen Ergebnistiefe zeitnah umzusetzen. Wird Eigeninitiative weiterer Akteur*innen nicht zugelassen, verbleibt die ganze Arbeit bei den Verantwortlichen. Wichtige Projekte geraten ins Stocken oder werden nicht oder nur zum Teil umgesetzt.

Lösung

Eigeninitiative von Akteur*innen kann gefördert werden, indem sie wertgeschätzt und als positiv wahrgenommen wird, bottom-up Strukturen aufgebaut werden, Akteur*innen in die Umsetzung von Projekten aktiv eingebunden werden, Bürger*innen projekte finanziell unterstützt werden. 

 

Umgang mit Skepsis
Umgang mit Skepsis
Problem

Projektverantwortliche haben manchmal bei vorherigen Vorhaben schlechte Erfahrungen mit Beteiligung gemacht oder sind Beteiligung gegenüber grundsätzlich skeptisch eingestellt. Diese Skepsis wird von anderen Akteur*innen wahrgenommen. Das fördert eine Atmosphäre des Misstrauens. Denn wenn die Verantwortlichen Beteiligungsverfahren nicht befürworten, wieso sollten sie dann deren Ergebnisse ernst nehmen?

Lösung

Skepsis ist nicht unbegründet und kann genutzt werden, um Verfahren zu optimieren.  Verantwortliche Akteur*innen müssen sich zunächst ihrer eigenen Haltung in Bezug auf das Thema Beteiligung bewusst werden. Mit der Skepsis kann anschließend gearbeitet werden, indem Ängste und Befürchtungen ernst genommen und ggf. im Dialog mit anderen die Sicht auf Beteiligung geweitet wird.

Fehlerkultur
Fehlerkultur
Problem

Vielen Menschen, so auch den für ein Beteiligungsprojekt verantwortlichen Personen, fällt es möglicherweise schwer, Fehler einzugestehen. Andere Akteur*innen können so den Eindruck gewinnen, dass kein transparenter Dialog auf Augenhöhe möglich ist. Eine mangelnde Fehlerkultur mag viele potentiell Interessierte dazu veranlassen, den Organisator*innen zu misstrauen - ein gewichtiger Grund, nicht teilzunehmen.

Lösung

Verantwortliche können die Entwicklung einer positiven Fehlerkultur unterstützen, indem sie selbst mit gutem Beispiel vorangehen und Bereit-schaft zeigen, eigene Fehler zu benennen, zu einer Arbeitsatmosphäre beitragen, in der Fehler als Lernschleifen der Projekt-entwicklung verstanden werden, das Verständnis fördern, aus Fehlern gemeinsam lernen zu können.

Reflexivität der Haltung
Reflexivität der Haltung
Problem

Projektverantwortliche haben manchmal bei vorherigen Vorhaben schlechte Erfahrungen mit Beteiligung gemacht oder sind Beteiligung gegenüber grundsätzlich skeptisch eingestellt. Diese Skepsis wird von anderen Akteur*innen wahrgenommen. Das fördert eine Atmosphäre des Misstrauens. Denn wenn die Verantwortlichen Beteiligungsverfahren nicht befürworten, wieso sollten sie dann deren Ergebnisse ernst nehmen?

Lösung

Verantwortliche Akteur*innen können sich ihrer eigenen Haltung in Bezug auf das Thema Beteiligung bewusst werden, indem sie ihre Bereitschaft, Beteiligungsverfahren ernst zu nehmen, hinterfragen, ihre eigene Haltung reflektieren, ggf. die eigene Sicht auf Beteiligung weiten.


07 Kommunikationsprinzipien

Jedes Beteiligungsverfahren ist auch ein öffentlicher Kommunikationsprozess. Die Kommunikation betrifft alle Phasen der Beteiligung. Sie beginnt mit der internen Auseinandersetzung, geht über die Ankündigung des Vorhabens, das Einladungsmanagement, Pressemitteilungen, der persönlichen Kommunikation zu den Teilnehmenden bis hin zur Kommunikation der Ergebnisse im Nachgang. 
Die Kommunikationsprinzipien beschreiben, wie und nach welchen Regeln und Leitgedanken Kommunikation stattfindet. So kann Kommunikation beispielsweise ausschließlich als Werbung für bestehende Ideen oder Positionen betrachtet werden oder zu einem offenen Diskurs oder gemeinsamer Gestaltung einladen. Die Prinzipien stehen in direktem Zusammenhang mit den Haltungen der Initiierenden, Verantwortlichen und Teilnehmenden. 
Es empfiehlt sich die Kommunikation im Voraus eines Beteiligungsverfahrens gut zu planen (Kommunikationsstrategie) und dafür Prinzipien, an denen sich orientiert werden kann, festzulegen. Denn die Kommunikation entscheidet direkt darüber, ob sich Teilnehmende inhaltlich und emotional angesprochen fühlen oder nicht und sie beeinflusst deren Haltung. 

Zum Aufbau einer Kommunikationsstrategie ist es wichtig festzulegen:

  • Wie und was wird nach außen kommuniziert? Wie und wann soll die Öffentlichkeit informiert werden? Auf welchen Kanälen soll kommuniziert werden?
  • Wann im Prozess (zu welchen Zeitpunkten) soll kommuniziert werden?
  • Soll es nur eine einseitige Kommunikation (von innen nach außen, wie die Veröffentlichung von Ankündigungen, Rahmenbedingungen und Zwischenergebnissen) oder auch zweiseitige Kommunikation geben (von außen nach innen, also zusätzlich die Möglichkeiten zum Äußern von Feedback, Ideen, Fragen etc.)? Welche Möglichkeiten werden dafür geschaffen?
  • Wie soll intern im Organisationsteam kommuniziert werden?
  • Auf welche zusätzlichen Belange muss geachtet werden (leichte Sprache, Blindenschrift etc.)?
  • Wie transparent soll nach außen kommuniziert werden (über Rollen, Rahmenbedingungen, Spielräume, Ungewissheiten, Hintergrundinformationen, Entscheidungsstrukturen)? 

Muster des Gelingens

Multiplikator*innen
Multiplikator*innen
Problem

Viele potenzielle Teilnehmende haben entweder keinerlei Kenntnis der Teilnahmemöglichkeit an einem Beteiligungsverfahren, da sie aus unterschiedlichen Gründen nicht darauf aufmerksam gemacht werden konnten. Zu den Gründen kann gehören, dass sie über konventionelle Kommunikationswege wie z. B. Ankündigungen in der Zeitung, auf Plakaten oder einer speziellen Internetseite nicht erreicht wurden. Es kann auch passieren, dass wahrgenommene Veranstaltungsankündigungen aus unterschiedlichen Beweggründen trotzdem keine Teilnahme an Verfahren bewirken (z. B. kein Interesse an Teilnahme aufgrund Misstrauens gegenüber Veranstalter*innen, kein Zutrauen in eigene Kompetenz).

Lösung

Es ist hilfreich, Multiplikator*innen einzubinden, die sich in dem jeweiligen Feld gut auskennen („Stallgeruch“) und als direkte Mittler*innen von Informationen dienen können. Als „Türöffner“ können sie erste Kontakte ermöglichen. Oft besteht eine Vertrauensbasis, die genutzt werden kann, um vorschnelle Bedenken aus dem Weg zu räumen und zur Teilnahme zu motivieren. Zusätzlich kann über die Multiplikator*innen auch ermittelt werden, wie Informationsmaterialien beschaffen sein müssen, damit sie die jeweilige Zielgruppe erreichen.

Vertrauensbasis
Vertrauensbasis
Problem

Viele Menschen haben den Eindruck, dass ihre Stimme nicht zählt oder bei Vorhaben nicht von Interesse ist. Es besteht ein weit verbreitetes Misstrauen, dass ‚die da oben letzten Endes ja doch machen, was sie wollen‘ Der Eindruck, dass Beteiligung nur zum Schein durchgeführt wird und erarbeitete Empfehlungen keinen Einfluss haben, ist ein gewichtiger Grund für Nicht-Teilnahme.

Lösung

Vertrauen in den Beteiligungsprozess kann geschaffen werden, indem genau artikuliert wird, wie mit den Ergebnissen verfahren wird, gegebene Versprechen verlässlich eingehalten werden, Vertrauen durch Beziehungen und persönliche Bindung geschaffen wird.

Wertschätzung
Wertschätzung
Problem

‚Nicht gemeckert ist gelobt genug‘ ist eine weit verbreitete Verhaltensweise. Die Teilnahme an Beteiligungsverfahren erfolgt freiwillig. Wird Engagement nicht sichtbar wertgeschätzt, werden Akteur*innen demotiviert und bleiben in der Folge dem Verfahren fern.

Lösung

Während eines Beteiligungsverfahren kann Wertschätzung in Form von Anerkennung ausgedrückt werden, indem den Teilnehmer*innen für ihr Engagement öffentlich gedankt wird, ihnen vermittelt wird, dass sie durch ihre Mitwirkung wesentlich und sinnvoll zum Vorhaben beitragen, gute Beiträge und positives Verhalten im Verfahren direkt gelobt werden.

Verständliche Aufbereitung
Verständliche Aufbereitung
Problem

Aktives Mitwirken an Beteiligungsangeboten scheitert häufig daran, dass die Teilnehmenden, in der Regel Fachlaien, wichtige Zusammenhänge nicht verstehen, weil sie gar nicht oder kaum verständlich aufgearbeitet sind.

Lösung

Gute Beteiligungsangebote müssen alle relevanten Informationen, Rahmenbedingungen und Positionen gut verständlich aufbereitet anbieten, damit jede*r Teilnehmende sie verstehen und sich aneignen kann. Das bedeutet häufig, komplexe Inhalte verständlich aufzubereiten und mit Visualisierungen zu veranschaulichen aber auch Übersetzungen in fremde Sprachen oder auch von Fach- und Amtsdeutsch in Alltagsdeutsch zu gewährleisten - in Ansprache, Verbreitung von Informationen und auch während der Beteiligungsveranstaltung.


08 Aktivierung und Inklusion

Eine rege Teilnahme ist die erste Grundvoraussetzung für das Gelingen des Beteiligungsvorhabens. Deshalb gibt diese Kategorie Empfehlungen dazu, wie die Menschen, die eingebunden werden sollen, angesprochen und zu einer Teilnahme aktiviert werden können. Während alle Kategorien der Beteiligungsleinwand notwendige, aber indirekte Empfehlungen für eine gute Inklusion in Beteiligungsverfahren geben, adressiert diese Kategorie das Thema direkt.
Aktivierung beschreibt die Strategien, wie gewünschte Teilnehmende für das Beteiligungsverfahren gewonnen werden können. Die dafür notwendigen Bemühungen hängen davon ab, wie greifbar das Thema für die einzubindenden Menschen und Gruppen ist, wie hoch die Betroffenheit und wie groß das Interesse an einem eigenen Mitwirken ist. Ebenso prägen Vorerfahrungen mit Beteiligung und das Verhältnis zu den Organisator*innen des Verfahrens die Motivation zur Teilnahme.
Aktivierungsstrategien müssen die Zielgruppe mit den jeweiligen Interessen und Bedarfen im Blick haben, um neben einer adäquaten Ansprache weitere Anreize zu schaffen, die zur Teilnahme motivieren können. So kann z.B. eine zielgruppenorientierte Sprache oder die Entscheidung für eine schriftliche oder persönliche Einladung hilfreich sein.

Folgende Fragen helfen bei der Analyse des Bedarfs und der Entwicklung möglicher Strategien für Aktivierung und Inklusion:

  • Welche Intention liegt dem Beteiligungsvorhaben zu Grunde und welches Auswahlverfahren wird angewendet Wer soll aus welchem Grund teilnehmen?
  • Welche Interessen, Perspektiven und speziellen Bedarfe haben die Menschen, die eingebunden werden sollen?
  • Wie hoch ist die Eigenmotivation der Teilnehmenden? Wie greifbar oder abstrakt ist das Thema für die einzubindenden Akteur*innen? Wie groß ist die direkte Betroffenheit? Welche Vorerfahrungen mit Beteiligung liegen vor Ort bzw. im Projektumfeld vor?
  • Wie kann die angedachte Zielgruppe darüber hinaus zu einer Teilnahme motiviert werden? Welche Rahmenbedingungen und zusätzlichen Anreize können auf Interesse bei der Zielgruppe stoßen und zur Teilnahme motivieren?
  • Auf welchen Wegen/Kanälen soll eine Aktivierung stattfinden? Wie wird über Einfluss- und Aktionsmöglichkeiten im Verfahren informiert?

Muster des Gelingens

Zielgruppenorientierte Ansprache
Zielgruppenorientierte Ansprache
Problem

Manche Menschen haben keine Kenntnis über ein Beteiligungsverfahren und die Mitwirkungsmöglichkeiten, die es bietet, obwohl sie über die Kommunikationskanäle gegebenenfalls sogar erreicht wurden. Einladungs- und Informationstexte oder die Gestaltung der Kommunikationsmittel haben nicht ihre Aufmerksamkeit geweckt, sie persönlich nicht angesprochen oder wurden nicht richtig verstanden. Die Folge ist eine Nicht-Teilnahme der entsprechenden Zielgruppen oder eine falsche Erwartung an die Teilnahme.

Lösung

Orientieren Sie sich nicht nur an Ihrem gewohnten Sprachgebrauch (z.B. Planer*innensprache oder „Beamtendeutsch“) und ihren gestalterischen Ansprüchen, sondern an den Bedürfnissen und Kenntnissen der Zielgruppe(n). Für eine zielgruppenorientierte Ansprache muss zunächst die Zielgruppe geklärt und anschließend der Sprachgebrauch und das Layout an diese angepasst werden, z. B. konservativ, fachlich, jung, leicht verständliche Sprache etc.

Kontext
Kurzerklärung / Diskussion

Die Ansprache (Einladungstexte und Informationen zum Verfahren) ist der erste Schritt im Kommunikationsprozess mit den möglichen Teilnehmer*innen des Beteiligungsverfahren. Hier werden erste Informationen zum Vorhaben formuliert, Mitwirkungsmöglichkeiten aufgezeigt und zur Teilnahme motiviert. Missglückt die Ansprache, da beispielsweise Flyer und Poster übersehen wurden oder kein Interesse geweckt haben, ist eine geringe Teilnehmer*innenzahl die Folge („Ich wusste nichts davon“, „Ich habe nicht verstanden, worum es geht und was ich da soll“). Das Beteiligungsverfahren findet statt (mitunter unter erheblichem Ressourceneinsatz), jedoch fehlen wichtige Akteur*innen. Werden die Informationen nicht zielgruppengerecht formuliert, können falsche Erwartungen an eine Teilnahme entstehen, die später zu Enttäuschung und Demotivation führen. Dementsprechend wichtig ist eine gelungene Ansprache und Kommunikation.
Einladungstexte und Informationen zu Beteiligungsverfahren werden oftmals nicht von Medienexpert*innen oder lokalen Multiplikator*innen, sondern von den Verantwortlichen verfasst und verbreitet. Oft wird die eigene, gewohnte Sprache verwendet und sich an eigenen gestalterischen Ansprüchen orientiert. Diese muss jedoch nicht unbedingt geeignet sein, um die gewünschte und sinnvolle Zielgruppe anzusprechen.

Handlungsvorschläge

1. Inhaltliche Schwerpunkte setzen: Setzen Sie Schwerpunkte für die Kommunikation, indem Sie sich die Frage stellen, worum es genau gehen soll? Wie groß sind die Spielräume? Wo liegen Mitwirkungsmöglichkeiten für die Teilnehmer*innen? Was ist für eine Teilnahme wichtig, das man von Beginn an wissen muss?

2. Bedürfnisse der Zielgruppen erkennen: Was für Standpunkte, Interessen und Perspektiven haben die möglichen Teilnehmer*innen? Welche Informationen können Sie zu einer Teilnahme bewegen? Wie muss etwas formuliert und weitergegeben werden, damit die Informationen verständlich und ansprechend sind? 

3. Formulieren: 

  • Formulieren Sie die inhaltlichen Schwerpunkte im Sinne der Zielgruppen. Bei einer hohen Akteur*innenvielfalt sind unterschiedliche Formulierungen hilfreich, um unterschiedliche Zielgruppen anzusprechen. Binden Sie bereits bei der Formulierung und Wortwahl Multiplikator*innen oder Stellvertreter*innen der jeweiligen Zielgruppen mit ein, um zu wissen, welche Sprachduktus (leichte Sprache, konventionelle Sprache, weitere Sprachen außer Deutsch etc.) verwendet werden sollte.
  • Zusätzlich hilfreich für eine gute Verständlichkeit ist das Arbeiten mit Visualisierungen, um komplexe Inhalte leicht verständlich zu machen. Stellen Sie Alltagsbezüge für die mitwirkenden Akteur*innen her. Dadurch können auch komplexe und schwer greifbare Themen mit einer geringen persönlichen Relevanz und Betroffenheit verständlich werden und Sie alle gewünschten Zielgruppen zur Teilnahme motivieren.
  • Gehen Sie vorsichtig mit Formulierungen um. Versprechen Sie nicht zu viel („Entscheiden Sie mit!“) und machen Sie Lust auf die Teilnahme („Gestalten Sie mit!“).

4. Kommunizieren: 

  • Orientieren Sie sich beim Layout an der Zielgruppe und nicht an Ihren eigenen gestalterischen Vorstellungen. Binden Sie hierfür auch Multiplikator*innen ein.
  • Setzen Sie sich mit unterschiedlichen Kommunikationswegen auseinander (Zeitungen, schriftliche Einladungen, persönliche Ansprache, Flyer, Poster, Kurz-Werbe-Filme im Kino, Mailverteiler etc.) und nutzen Sie die relevanten für Ihre Zielgruppe. 
zu beachten

Eine ausschließlich schriftliche Kommunikation erreicht oft nicht eine umfassende Aktivierung.  Flyer und Poster werden häufig nicht registriert. Nutzen Sie weitere Möglichkeiten, die unter 4. aufgeführt werden, um weitere Akteur*innen zu einer Teilnahme zu bewegen.

Ergebnis
  • gesteigerte Inklusion
  • gute Informationsgrundlage (und der Wirklichkeit entsprechende Erwartungen) aufseiten der Teilnehmenden
Multiple Einladungswege
Multiple Einladungswege
Problem

Verschiedene Ansprache- und Aktivierungsformen haben unterschiedliche Qualitäten und erreichen unterschiedliche Personenkreise. Wird lediglich ein einziger Weg der Ansprache genutzt, fühlen sich nur bestimmte Akteur*innen angesprochen bzw. werden überhaupt auf das Beteiligungsangebot aufmerksam. Die oft gewünschte Heterogenität der Teilnehmenden, die wichtig für passende und umsetzbare Lösungen ist, wird dann oft nicht erreicht.

Lösung

Wird auf unterschiedlichen Wegen über die Beteiligung informiert und eingeladen, erhöht sich die Chance, alle für das Vorhaben relevanten Akteur*innen zur Teilnahme  zu motivieren.

Kontext
Kurzerklärung / Diskussion

Unterschiedliche Akteur*innen benötigen unterschiedliche Wege der Aktivierung, um von einer Teilnahme überzeugt zu werden. Bereits engagierte Personen und Vertreter*innen bestimmter Interessengruppen, reicht es oft anzuschreiben. Andere Akteur*innen müssen bewusst angesprochen werden, um sie von einer Teilnahme zu überzeugen.
Je nach Ziel, Kontext und Rahmenbedingungen des Beteiligungsverfahrens können verschiedene Formen der Aktivierung so kombiniert werden, dass die Zielgruppe mit großer Wahrscheinlichkeit erreicht wird. Die unterschiedlichen Einladungswege umfassen öffentliche Bewerbungen, aufsuchende und persönliche Aktivierung und gezielte Einladungsschreiben:

  • Öffentlich beworben werden Beteiligungsangebote, wenn sie grundsätzlich für alle Interessierten offen sind. Jedoch erreicht eine Werbung zur Teilnahme über die Presse, über die projekt-/kontextbezogene Homepage oder öffentliche Aushänge, Plakate und Flyer in der Öffentlichkeit meist nur eingeschränkte Personenkreise. Trotzdem helfen sie, über die Beteiligung zu informieren und sie in den öffentlichen Diskurs zu holen.
  • Eine persönliche Ansprache ist sinnvoll und hilfreich, wenn bestimmte Akteur*innen oder Gruppen an der Beteiligung mitwirken sollen, die aus Erfahrungen schwierig zu aktivieren sind. Sie kann über Multiplikator*innen vor Ort erfolgen (Schlüsselakteur*innen aus lokalen Einrichtungen wie Kultur-, Stadtteil- und Jugendzentren, religiösen Gemeinschaften, Unternehmen, Ämtern, Läden, Kleingarten-, Sport- oder Heimatvereinen, die ein hohes Vertrauen in der Zielgruppe genießen). Oder die Verantwortlichen oder Durchführenden suchen einen ersten persönlichen Kontakt zu den potenziell Teilnehmenden über aufsuchende Einladungsgespräche auf der Straße. 
  • Auch Einladungsschreiben an spezielle Akteur*innen oder Gruppen sind sinnvoll, wenn diese gezielt angesprochen werden sollen (z. B. durch eine Zufallsauswahl oder gezielte Auswahl). Sollen einzelne Personen, Vertreter*innen verschiedener Gruppen oder Gruppen mit bestimmten Merkmalen (Alter, Geschlecht, etc.) eingeladen werden, ist es hilfreich, sie zunächst schriftlich anzusprechen (Einladungsschreiben an alle Haushalte im Einzugsgebiet der Beteiligung oder quotierte Einladungen an Institutionen, die für das Thema relevant sind) und später erneut auf anderem Weg zu kontaktieren.
Handlungsvorschläge
  1. Legen Sie fest, wie viele und welche Akteur*innen beteiligt werden sollen und wie die konkrete Auswahl der Teilnehmenden erfolgen soll. 
  2. Anschließend können Einladungswege festgelegt werden, um die Menschen zu erreichen, die für das Vorhaben relevant sind. Wählen Sie passende Ansprache- und Aktivierungswege und lassen Sie sich dabei eventuell von Vertreter*innen der Zielgruppen beraten, um Ängste, Befürchtungen, Haltungen und weitere Kommunikationshürden zu erkennen und zu umgehen.
Zu beachten

Unterschätzen Sie den Aufwand und die Vorlaufzeit für die Ansprache- und Aktivierungsphase nicht. Probieren Sie unterschiedliche Wege für Einladungen aus, um tatsächlich eine Vielfalt an Akteur*innen für Ihre Beteiligung gewinnen.

Ergebnis

Teilnahmewahrscheinlichkeit der Zielgruppe(n) erhöhen
Heterogene Zusammensetzung der Teilnehmenden fördern

Gestaltungsmacht
Gestaltungsmacht
Problem

Oft fehlt Akteur*innen eine konkrete Vorstellung davon, was ihre Teilnahme an einem Beteiligungsverfahren bewirken kann und wie sie etwas beitragen können. Den Teilnehmer*innen ist nicht immer klar, dass die Ergebnisse der Beteiligung keine rechtsverbindlichen Entscheidungen darstellen. Die Zusammenhänge zwischen ihrer Teilnahme, den Entscheidungsstrukturen und der Umsetzung der Ergebnisse sind für sie oft nicht nachvollziehbar. Die fehlende Einschätzung ihrer eigenen Wirkmacht führt dazu, dass die eigene Teilnahme entweder als unwichtig und belanglos oder als übermäßig einflussreich bewertet wird.

Lösung

Kollaborativ gestaltete Lösungen entfalten eine Gestaltungsmacht, die zwar nicht die Befugnis über die endgültige Entscheidung ersetzt (Entscheidungsmacht), jedoch aufgrund ihrer Qualität, Innovation und Anschlussfähigkeit überzeugen und Entscheidungen beeinflussen können. Sind sich die Teilnehmenden über ihre Gestaltungsmacht bewusst, arbeiten sie in der Regel motiviert, zielorientiert und produktiv mit. Es gilt also, anhand von Gestaltungsmacht aufzuzeigen, dass ihr Beitrag eine Wirkung erzielt.

Kontext
Kurzerklärung / Diskussion

In Hinblick auf Beteiligungsverfahren wird vielfach über Anreize (finanziell etc. ) gesprochen, die zur Teilnahme motivieren sollen. Wirksamkeitserfahrungen sind im Vergleich zu anderen Anreizen die größte Belohnung. Wenn Teilnehmende den Eindruck haben, ihr Beitrag macht einen wirkungsvollen Unterschied, ist bereits eine große Motivation gegeben.
Beteiligung ergänzt formelle Entscheidungsprozesse, ersetzt sie aber nicht. Die Ergebnisse des Beteiligungsverfahrens stellen im Regelfall keine rechtsverbindlichen Entscheidungen dar. Auch wenn keine direkte Entscheidungsbefugnis bei den Teilnehmenden liegt, haben sie dennoch einen entscheidenden Hebel in der Hand: Werden gute, realisierbare und anschlussfähige Konzepte, Pläne, Empfehlungen und Projekte im Beteiligungsverfahren erarbeitet, sind diese in der Regel einflussreich. Denn sie wurden aus vielfältigen Standpunkten und Perspektiven erarbeitet, sind aus dem direkten Bezug zur eigenen Betroffenheit entstanden und sind oft genau deshalb umsetzbar und anschlussfähig. Die Entwicklung guter Lösungen kann die entscheidenden Gremien in ihrem Entscheidungsverhalten maßgeblich beeinflussen. 
Beteiligungsverfahren können jenseits direkter Entscheidungsmöglichkeiten also durchaus große Macht entwickeln. Teilnehmende können ihre eigene Gestaltungsmacht jedoch nicht immer erkennen. Daher ist es wichtig, neben einer Transparenz über vorliegende Entscheidungsstrukturen, ihnen diese Möglichkeit der Einflussnahme bewusst zu machen.

Handlungsvorschläge
  • Setzen Sie sich zunächst mit dem Unterschied zwischen Entscheidungs- und Gestaltungsmacht auseinander.
  • Machen Sie den teilnehmenden Akteur*innen den Unterschied zwischen Entscheidungs- und Gestaltungsmacht bewusst, um den Mehrwert ihrer Mitarbeit zu verdeutlichen. Zum Beispiel können Sie durch Best-Practice-Beispiele zeigen, wie Lösungen, die durch eine gelungene Gestaltung und durch das Mitwirken vieler verschiedener Menschen entstanden sind, Entscheidungsgremien dazu bewegt haben, eine Vielzahl der gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse zu übernehmen oder in Gänze umzusetzen.
  • Gestalten Sie die Rahmenbedingungen des Verfahrens und der Veranstaltung zusätzlich so, dass eine produktive Arbeitsatmosphäre gefördert wird. Machen Sie dafür allen Akteur*innen deutlich, worum es bei dem jeweiligen Beteiligungsvorhaben geht (Intention(en), Ergebnisform, Umsetzungsstrategien), um eine solide Grundlage für den Gestaltungsprozess zu bieten. Zusätzlich sind sowohl die Räumlichkeiten als auch ausgewählte Formate und Methoden (Beteiligungsintensität) und der gesamte Veranstaltungscharakter (Qualität und Atmosphäre der Veranstaltung) ausschlaggebend für ein produktives Arbeiten.
Zu beachten

Bevor Sie ein Beteiligungsverfahren starten, seien Sie sich darüber bewusst, dass sich Ergebnisse der Beteiligung in irgendeiner Weise in den politischen Entscheidungen wiederfinden, und zeigen Sie diese Schnittstellen auf. 

Ergebnis

hohe Motivation zur Teilnahme
produktive Arbeitsatmosphäre
hohe Qualität der Ergebnisse / Gestaltung

Betroffenheit aufzeigen
Betroffenheit aufzeigen
Problem

Viele Beteiligungsthemen sind - besonders zu Beginn eines Vorhabens - abstrakt und betreffen die Lebenswirklichkeit von Menschen nur indirekt. Sind Inhalt und Ziel eines Beteiligungsangebots zusätzlich unkonkret beschrieben, fühlen sich viele Akteur*innen nicht angesprochen. Der nicht wahrnehmbare Zusammenhang zwischen dem Vorhaben und dem eigenen Alltag kann dazu führen, dass wichtige Akteur*innen nicht teilnehmen.

Lösung

Die Relevanz der eigenen Teilnahme kann sichtbar gemacht werden, indem der Bezug des Themas zur lokalen Lebenswelt deutlich herausgestellt, frühzeitig über die Konsequenzen des Vorhabens informiert und der konkrete Nutzen benannt wird. Sowie zusätzlich Multiplikator*innen vor Ort als Personen des Vertrauens zur Teilnahme darauf aufmerksam machen und zum Mitwirken einladen.

Struktur und Organisation

09 Verfahrensstruktur

Ein Verfahren ist ein strukturierter, geplanter Ablauf zur Bearbeitung eines Themas oder einer Aufgabe. Es beinhaltet alle notwendigen Schritte zur Durchführung einer Beteiligung. 
Innerhalb eines Verfahrens können mehrere logisch aufeinander folgende Beteiligungsformate durchgeführt werden. Das fängt bei ersten Gesprächen, politischen Beschlüssen, der Ausschreibung und der Konzeption der Beteiligung an, entwickelt sich über die Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation. Es geht weiter über die Durchführung der gewählten Beteiligungsformate bis hin zur Dokumentation, Evaluation und im Idealfall einer Implementierung der entwickelten Lösungen. So ist jedes Verfahren aus unterschiedliche Formaten und Methoden aufgebaut. 
Jedes Verfahren hat darüber hinaus eine Struktur, die nicht aus den Formaten und Methoden resultiert. Meistens gibt es begleitende Gremien oder regelmäßige Meetings, wie z.B. Fachbeiräte oder Steuerungsgruppen. Daneben gibt es Entscheidungshierarchien und organisatorische Abhängigkeiten. Manche Verfahren sind sehr offen und flexibel strukturiert, andere folgen sehr klaren Routinen, Vorgaben und Arbeitsabläufen.
Eine Visualisierung des Verfahrens mit allen Meilensteinen (Veranstaltungen, interne Abstimmungstreffen, Entscheidungsmomenten etc.) und Arbeitsphasen (Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Umsetzung) unterstützt dabei, den Prozess zu steuern, indem das Verfahren kontinuierlich reflektiert wird. 

Fragen, die bei der Auseinandersetzung und dem Aufbau eines geeigneten Verfahrens helfen:

  • Wie ist der zeitliche Rahmen? Welche Phasen können im Zeitplan festgehalten werden? Welche Meilensteine (Entscheidungspunkte, Festlegungszeiträume etc.) können festgelegt werden?
  • Wie ist der Verfahrensaufbau? Aus welchen Bausteinen besteht die gesamte Beteiligungsmaßnahme?
  • Wie eng wollen Sie bzw. müssen Sie die Arbeitsabläufe strukturieren und vorgeben? Wie offen und flexibel können diese sein?
  • Zu welchen Zeitpunkten im Projekt wollen Sie beteiligen? Was ist im Voraus bereits geschehen? Was wird noch folgen?
  • Finden punktuelle Veranstaltungen oder eine kontinuierliche Beteiligung statt? Können Teilnehmende im Verlauf der Beteiligung ein- und aussteigen?
  • Welche Informationen, Entscheidungen, fachliche Vor- und Nachbereitung und Koordination braucht es dafür?
  • Wie soll intern gearbeitet werden? Wann, in welcher Regelmäßigkeit und mit wem finden interne Arbeits- und Abstimmungstreffen statt? Welche Formen von Gremien, Fachbeiräten oder Steuerungsgruppen sind für diese Schritte und Aufgaben sinnvoll?
  • Wie kann der Zeitplan und die interne Organisationsstruktur klar visualisiert werden?

Muster des Gelingens

Flexibilität im Verfahren
Flexibilität im Verfahren
Problem

Beteiligungsverfahren umfassen oftmals einen längeren Zeitraum. Die Formate und Methoden, die zu Beginn des Verfahrens sinnvoll erschienen, können sich durch die Projektentwicklung im Laufe des Verfahrens als nicht mehr geeignet erweisen. Dürfen sie nicht angepasst werden, so wird eine sinnvolle Entwicklung aufgrund unpassender Formate behindert.

Lösung

Eine flexible Anpassung eines Beteiligungsverfahrens erfordert, dass die Verantwortlichen ein prozesshaftes Vorgehen unterstützen, Formate und Methoden während des Verfahrens den Gegebenheiten entsprechend gestaltet und verwendet werden (dürfen), ein interaktives Handeln gefördert wird.

Organisationsstrukturen
Organisationsstrukturen
Problem

Vorhaben, die mit Beteiligung entwickelt werden, benötigen eine Organisationskultur, die die Komplexität des Vorhabens abbildet. Entspricht die Organisationsstruktur nicht dem Vorhaben, so passen Form und Inhalt nicht zusammen. Das erschwert die Durchführung des Projekts.

Lösung

Die Komplexität eines Vorhabens kann in der Organisationsstruktur dadurch abgebildet werden, dass eine Mischung aus formellen und informellen Gremien zugelassen wird, eine Lenkungsgruppe über verschiedene Hierarchieebenen hinweg eingerichtet wird, intergenerationale Tandems etabliert werden.

Über alle Prozessphasen
Über alle Prozessphasen
Problem

Häufig passen Beteiligungsstrukturen und konventioneller Planungsverlauf nicht zueinander. Wird Beteiligung als vorgeschobene Erweiterung für sonst unveränderte Planungsverfahren angesehen, besteht die Gefahr, dass die Vorbereitungsmaßnahmen nicht die Erwartungen der Teilnehmenden treffen (in unterschiedlichen Logiker gedacht wird) und/oder Ergebnisse der Beteiligung im weiteren Prozess entweder verloren gehen oder ihre Bedeutung verlieren.

Lösung

Partizipation ist keine Phase 0 vor der Planung, sondern kann in allen Planungsphasen hilfreich sein. Für den gesamten Planungsverlauf ist es sinnvoll und unterstützend sein, die enge Zusammenarbeit mit Akteur*innen zu suchen und diese kontinuierlich durch unterschiedliche sinnvolle Beteiligungsansätze einzubinden.


10 Veranstaltungsorte

Die Orte, an denen Veranstaltungen stattfinden, müssen von zwei Seiten betrachtet werden. Zum einen ist die Ortswahl abhängig von der Anzahl der Teilnehmenden, der Art und Weise, wie gearbeitet werden soll und auch davon, welche finanziellen Mittel zur Verfügung stehen. Zum anderen spielt der Ort des Geschehens eine Rolle dabei, wer sich eingeladen fühlt und wer nicht. Orte tragen Emotionen und Geschichten in sich und rufen Assoziationen und Erinnerungen hervor. Sie richten sich an unterschiedliche gesellschaftliche Milieus. Es macht für viele Teilnehmende einen Unterschied, ob eine Veranstaltung im repräsentativen Saal eines Rathauses, im Zelt auf dem Marktplatz oder in der sanierungsbedürftigen Turnhalle im Kiez stattfindet. Die Wahl eines Ortes sagt immer etwas aus und kann Hürden zur Teilnahme auf- oder abbauen.

Um einen geeigneten Orte für die Beteiligung auszumachen, müssen folgende Fragen geklärt werden:

  • Wie viele Teilnehmende werden für das jeweilige Beteiligungsformat erwartet?
  • Welche Voraussetzungen (z.B.Größe, technische Ausstattung, Helligkeit, Freundlichkeit) muss der Raum erfüllen, um die geplante Arbeitsmethode durchführen zu können?
  • Welcher Ort entspricht dem Anlass? Ist es möglich, den Ort mit dem zu bearbeiteten Thema zu verbinden?
  • Ist der Raum barrierefrei zugänglich und mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar? 
  • Welche Geschichte(n) und Emotionen sind mit dem Veranstaltungsort verbunden? Welche Assoziationen ruft er womöglich hervor?
  • Welche Akteur*innen sollen eingebunden werden? Welche Orte und Räumlichkeiten entsprechen dieser Zielgruppe?

Muster des Gelingens

Ortsqualität
Ortsqualität
Problem

Bei der Planung einer Veranstaltung wird oft unterschätzt, dass Orte und Räume eine eigene Atmosphäre haben, z. B. können sie mit bestimmten Ereignissen oder Milieus assoziiert werden. Diese Assoziierungen können die Zusammensetzung der Teilnehmenden beeinflussen. Eine Raumwahl kann dazu führen, dass bestimmte Zielgruppen sich nicht angesprochen oder ausgeschlossen fühlen und daher nicht teilnehmen.

Lösung

Zwischen der Zielgruppe, inhaltlichen Anforderungen des Vorhabens und dem Veranstaltungsort soll eine stimmige Verbindung hergestellt werden. Die Wahl eines geeigneten Ortes für die Beteiligungsveranstaltung ist möglich, wenn zum einen mögliche Assoziierungen mit einem Ort bewusst gemacht und reflektiert werden und zum anderen eine Auseinandersetzung mit den möglichen Einstellungen der Zielgruppen und den inhaltlichen Anforderungen an die Veranstaltung stattgefunden hat.

Kontext
Kurzerklärung / Diskussion

Assoziierungen mit Räumen und Orten können dazu führen, dass bestimmte Gruppen an der Veranstaltung nicht teilnehmen. Unterschiedliche Räume ziehen unterschiedliche Gruppen an, da sie mit bestimmten Status- oder Machtbildern verbunden sind. Offizielle Räumlichkeiten (beispielsweise Rathaus, Kongresszentren oder Universitäten) können Verbindungen wie formell, offiziell, regelkonform, akademisch etc. hervorrufen. Bekannte, allgemein akzeptierte und öffentliche Orte wie Schulen und Nachbarschaftszentren erleichtern anderen Gruppen den Eintritt, da sie oft als Orte des Zusammentreffens bekannt sind und eine niedrige Schwelle zum Eintreten darstellen. Orte können auch an den Kontext der Beteiligung angepasst werden (durch räumliche oder thematische Nähe) und sollten es in jedem Fall möglich machen, konzentriert, kreativ und gemeinschaftlich in einer angenehmen Atmosphäre arbeiten zu können.

Handlungsvorschläge
  1. Werden Sie sich darüber bewusst, wer aus welchen Gründen an der Veranstaltung teilnehmen soll. Setzen Sie sich mit der Zielgruppe und ihren Bedürfnissen, Ängsten, Einstellungen und den inhaltlichen Anforderungen des Vorhabens auseinander, um ein Gefühl für die benötigte Veranstaltungsatmosphäre zu erhalten.
  2. Finden Sie heraus, welche Orte und Räumlichkeiten genutzt werden können, die diese Atmosphäre bieten. Oft ist es sinnvoll, Stellvertreter*innen und Multiplikator*innen (beispielsweise aus dem Quartiersmanagement) der Zielgruppen bei der Raumwahl mit einzubeziehen.
  3. Sorgen Sie durch Einrichtung, Dekoration und Mobiliar für eine Arbeitsatmosphäre, die ihrem Anliegen förderlich ist und helfen Sie Teilnehmenden im Vorfeld, sich auf den Ort einzustellen, z. B. durch Hinweise, was sie anziehen oder mitbringen sollen (z. B.: „Kommen Sie in entspannter Kleidung.“ „Denken Sie an Kleidung, um rausgehen zu können.“ „Wir wollen im Anschluss grillen, bringen Sie einen Teller mit.“ etc). Das senkt Befürchtungen, unangemessen zu erscheinen.
Zu beachten

Oft ist eine Nutzung von kommunalen Veranstaltungsräumen (Schule, Stadtteilzentrum) kostengünstiger als eine Anmietung von großen Veranstaltungszentren oder Konferenzräumen. Sie können in der Einladung begründen, warum Sie sich für den gewählten Ort entschieden haben und dort auf mögliche Bedürfnisse oder Befürchtungen eingehen.

Ergebnis
  • Verringerung der Zugangshürden, dadurch Steigerung der Inklusion
  • Förderung einer passenden Arbeitsatmosphäre 

11 Zeiten

Jede Beteiligungsveranstaltung findet zu einer bestimmten Zeit statt. Je mehr Zeit die Veranstaltungen in Anspruch nimmt und je mehr unterschiedliche Akteur*innengruppen eingebunden sein sollen, umso schwieriger wird es, alle mit der Wahl der Zeiten zufrieden zu stellen. Hier gilt es nicht nur, Zeiten sensibel zu wählen und Kompromisse, die für viele tragbar sind, zu finden, sondern auch nach Möglichkeiten zu suchen, den gewünschten Teilnehmenden die nötige Zeit zu verschaffen (beispielsweise durch eine Kinderbetreuung während der Veranstaltung oder durch eine Freistellung von der Arbeit).

Um zu klären, wann und wie lange die Veranstaltung stattfinden soll, ist es wichtig zu klären:

  • Welche Akteur*innen sollen eingebunden werden? Zu welcher Uhrzeit kann die Zielgruppen am besten erreicht werden? 
  • Inwieweit kann gewährleistet werden, dass alle Menschen am Beteiligungsprozess in ausreichendem Maß teilhaben können?
  • Welche Möglichkeiten bestehen darüber hinaus, eine Teilnahme möglich zu machen? Wie kann den Akteur*innen Zeit verschafft werden?

Muster des Gelingens

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Veranstaltungskonzeption

12 Veranstaltungscharakter / Durchführungsprinzipien

Hierunter fallen alle Aspekte, welche die Qualität und Atmosphäre einer Veranstaltung ausmachen, denn Veranstaltungsformate können einen sehr unterschiedlichen Charakter erhalten. Durch Regeln, Vereinbarungen, Rituale und Umgangsformen ist es möglich, Veranstaltungen eine eigene „DNA“ zu geben, die sich auf die Atmosphäre auswirkt. Sie entsteht vor allem aus der Auseinandersetzung mit der eigenen Haltung, dem Anspruch an ein Miteinander und den davon abgeleitet Prinzipien und Regeln. Sie beeinflussen beispielsweise, wie sich die Teilnehmenden untereinander und den Verantwortlichen gegenüber begegnen. Sie können die Teilhabe und den Einstieg in die Veranstaltung erleichtern, wirken auf die Entwicklung und haben großen Einfluss auf die (Arbeits-)Haltung aller Teilnehmenden.

  • Welche Regeln (z. B. Umgangs- und Kommunikationsregeln, Umgang mit Konflikten, Transparenz, Erwartungshaltungen) sollen festgelegt werden? An welchen Prinzipien wird sich dabei orientiert?
  • Wie werden Erwartungen an das Verfahren kommuniziert und mit gegensätzlichen Erwartungen umgegangen?
  • Wie kann eine transparenten und offenen Arbeitsatmosphäre gefördert werden?
  • Wie soll mit Konflikten umgegangen werden? Wer vermittelt im Konfliktfall?
  • Wie werden die Rollen für alle Beteiligten geklärt und kommuniziert?

Muster des Gelingens

Visionen und Innovationen
Visionen und Innovationen
Problem

Die Entwicklung eines Projekts kann unter der Prämisse ‚ mehr des Gleichen, nur ‚besser’ stattfinden oder den Anspruch verfolgen, innovativ zu sein. Keine neuen Ideen können sich in Beteiligungsverfahren entfalten, die jeden Vorschlag sofort mit dem Argument der Finanzierbarkeit, mit einem Verweis auf Realismus oder mit Zweifeln an der Umsetzbarkeit im Keim ersticken.

Lösung

Die Förderung innovativer Ideen kann unterstützt werden, indem die Formulierung von Visionen ermöglicht, ein Umgang mit Blockierer*innen und Pessimist*innen gefunden wird und Transformationsprozesse zugelassen werden.

Kollaborativ arbeiten
Kollaborativ arbeiten
Problem

Viele Beteiligungsverfahren erreichen nur eine geringe Intensität: Beteiligung wird dann hauptsächlich als ein Abfragen von Vorstellungen und Wünschen oder als das Diskutieren von Vorschlägen erlebt. Sind Teilnehmende nicht aktiv eingebunden, können sie ihre Perspektiven, Ideen und ihr Erfahrungswissen nicht einbringen. Wichtige Informationen gehen dadurch verloren und Motivation und Engagement werden nicht gefördert. Zusätzlich schließen stark verbal orientierte Beteiligungsformen bestimmte Akteur*innengruppen aus.

Lösung

Durch die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung entfalten die Teilnehmenden ihr kreatives Potenzial. In Prozessen der Zusammenarbeit, in denen nicht nur Meinungen und Gedanken, sondern auch Fähigkeiten und vielfältige Potenziale aller Beteiligten zueinanderfinden und in einen produktiven Entwicklungsprozess einfließen, können konkrete, anschlussfähige und realisierbare Ergebnisse sowie motivierende und zukunftsfähige Lösungen erarbeitet werden. Ein intensiver Grad der Teilhabe fördert durch eine tiefe Auseinandersetzung Verständnis und Engagement.

Kontext
Kurzerklärung / Diskussion

Beteiligungsarbeit kann unterschiedlich verstanden und umgesetzt werden. Unterschiedliche Beteiligungstiefen (informativ, deliberativ und kollaborativ) führen zu ebenso unterschiedlichen Ergebnissen. Statt nur zu informieren oder abfragen und diskutieren von Vorstellungen und Wünschen lebt kollaborative Beteiligung von einer gestalterischen Zusammenarbeit mit allen Akteur*innen. Alle Teilnehmenden planen, entwerfen und gestalten aktiv mit. Sie werden als Problemlöser*innen und nicht nur als Meinungsträger*innen angesprochen. Durch das Erfahren, Planen, Entwerfen und Gestalten werden alle Ebenen des Individuums (kognitiv, emotional, sozial) aktiv in der gestalterischen Arbeit genutzt. Durch kollaborative Entwurfsmethoden, die zu realisierbaren Maßnahmen führen, entstehen stimmige und konkrete Ergebnisse, die von allen getragen und mit ihrem Engagement unterstützt werden.
Vielfältige methodische Zugänge ermöglichen Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, sich einzubringen (jede*r bringt sich ein, wo und wie sie*er kann). Ihre Erfahrungen und Kompetenzen fließen in Lösungen für Aufgaben und Probleme ein, und es entsteht eine Identifikation mit den Ergebnissen.
Kollaborative Zusammenarbeit kann einen Planungsprozess über alle Prozessphasen hinweg begleiten. Nicht nur zum Auftakt einer Planung, wie es oft bei informativer und deliberativer Beteiligung der Fall ist, sondern über den gesamten Planungs- und Umsetzungsweg hinweg kann zusammengearbeitet werden. Bürger*innen, die Problemlagen kennen und hinter dem Konzept stehen, sind in der Regel auch bereit, bei der Umsetzung, Belebung und Kultivierung mitzuarbeiten.

Handlungsvorschläge

Kollaboratives Arbeiten bedeutet, dass die Teilnehmenden nicht nur Meinungen oder Wünsche liefern, sondern so arbeiten, wie es professionelle Planer*innen und Projektentwickler*innen auch tun. Teilnehmende entwickeln in einer kollaborativen Arbeit Lösungen und machen Entwürfe. Mit einer guten methodischen Planung können so alle vorhandenen Fähigkeiten genutzt werden.Grundsätzlich sollte man sich daher bei der methodischen Planung an das Vorgehen halten, dass auch Fachleute bei einer gleichartigen Aufgabe nutzen und die jeweiligen Arbeitsschritte so ausgestalten, dass die Teilnehmenden diese mit Anleitung selbst durchführen können, wie z.B. Bestandsaufnahmen durchführen, Modelle bauen, Entwürfe auf einem Plan skizzieren etc. 

  • Machen Sie sich mit unterschiedlichen (nicht nur verbal oder kognitiv ausgerichteten) Formaten und Methoden vertraut. Sie können dazu bei den jeweiligen Fachgruppen nach Methoden suchen und diese für die Teilnehmenden übersetzen (Was macht ein*e Stadtplaner*in, ein*e Architekt*in, ein*e Schulentwicklungsplaner*in an dieser Stelle?). Daneben gibt es zahlreiche kollaborative und gestaltungsorientierte Methoden, wie z.B. Partizipatives Gestalten, Feld-Prozess-Design, Design Thinking, Human Centered Design und viele andere. Lassen Sie sich dazu bei Bedarf von erfahrenen Kollaborationsexpert*innen beraten. 
  • Die Zusammensetzung der Teilnehmenden (Zielgruppen) und die inhaltlichen Anforderungen (Intention, Zielsetzung, Rahmenbedingungen) entscheiden über die eingesetzte Methodik. Setzen Sie sich also explizit damit auseinander, um sicherzustellen, dass der methodische Zugang den Teilnehmenden entspricht und persönliche Anknüpfungspunkte in den Formaten für jede*n Teilnehmer*in vorhanden sind. 
  • Stellen Sie den Teilnehmenden eine fachlich fundierte Begleitung an die Seite. Eine professionelle Arbeitsweise kann so auch mit Laien umsetzbare Ergebnisse erreichen. Mit der richtigen Anleitung können Bürger*innen gemeinsam mit Vertreter*innen aus Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft die professionelle Planungs- und Konzeptarbeit optimal ergänzen. Um qualitative hochwertige Ergebnisse zu erhalten, ist es deshalb sinnvoll, eine*n Fachplaner*innen aus dem jeweiligen Fachgebiet einzubinden.
Zu beachten

Die drei Arbeitsweisen (informativ, deliberativ, kollaborativ) schließen einander nicht aus, sondern sind aufeinander aufbauende Vertiefungsmöglichkeiten der Partizipation. Kollaborative Verfahren beinhalten jeweils auch informative und deliberative Elemente. 

Ergebnis
  • gesteigerte Inklusion durch unterschiedliche Zugänge und methodische Vielfalt
  • gesteigerter Zusammenhalt, Identifikation und Motivation
  • konkrete und umsetzbare Ergebnisse
  • Ein Nebeneffekt kann Empowerment und gegenseitige Wertschätzung sein, da sich alle mit ihren individuellen Kompetenzen  einbringen können, auch ohne besondere akademische Vorbildung mitbringen zu müssen.
Raum für Emotionen
Raum für Emotionen
Problem

Häufig sind Beteiligungsverfahren in erster Linie auf sachliche Themen fokussiert und es gibt die Idee, eine sachliche Ebene allein könne dazu beitragen Probleme zu lösen. Tatsächlich gibt es aber im Hintergrund häufig viele Emotionen, die das Verfahren prägen und auch beeinflussen. Verletzungen, Ängste, Befürchtungen, Wut, aber auch Freude, Begeisterung und Hoffnung gehören zu den Emotionen, die sich in der Gestaltung einer Lösung niederschlagen können. Werden diese Emotionen nicht adressiert, werden nicht die besten Lösungen gefunden oder das Verfahren kann sogar scheitern.

Lösung

Es braucht Raum für Emotionen. Insbesondere der Umgang mit negativen Emotionen sind für eine Transformation und für das Finden geeigneter Lösungen oft immens wichtig. Der Austausch über Gefühle sollte durch eine aufmerksame oder noch besser einer geschulten Begleitung stattfinden, bei der darauf geachtet wird, dass sich die Teilnehmenden ausreichend geschützt fühlen. Das stellt ihnen einen Raum zur Verfügung, um auf ihre Emotionen zu achten, über sie zu sprechen und mit ihnen zu arbeiten.

Regeln
Regeln
Problem

In der Regel sind bei Beteiligungsangeboten zahlreiche, mitunter konfliktreiche, Standpunkte, Interessen und Perspektiven vertreten. Verharren auf dem eigenen Standpunkt, dem Gegenüber nicht zuhören, langwierige Diskussionen, diskriminierende Aussagen und beleidigendes Verhalten führen für keine Seite zu befriedigenden Ergebnissen.

Lösung

Ein gutes, faires und konstruktives Miteinander während eines Beteiligungsverfahrens kann erreicht werden, indem Regeln für das Miteinander (ggf. gemeinsam) aufgestellt und deutlich kommuniziert werden. Sobald Diskussionen nicht mehr zielführend sind, keine Offenheit gegenüber anderen Standpunkten vorhanden ist, beleidigt oder diskriminiert wird o. ä., kann durch ein Berufen auf die gemeinsam festgelegten bzw. von allen zu gestimmten Regeln verwiesen werden.


13 Formate und Methoden

Formate und Methoden sind die klassischen Bausteine von Beteiligungsverfahren. Eine Methode beschreibt die Art und Weise, wie ein einzelner Schritt innerhalb eines Verfahrens durchgeführt wird. Beispiele für Methoden sind Brainstorming, Interviews, Gruppengespräche, Prototyping, Bestandsaufnahmen und viele mehr. Formate sind die nächstgrößere Einheit und bestehen in der Regel aus einer Sequenz von Methoden. Sie bezeichnen meist ganze Veranstaltungen oder abgeschlossene Einheiten während einer Veranstaltung, z.B. Open Spaces, Planungszellen oder World Cafés. Beide entscheiden maßgeblich darüber, wie zusammen gearbeitet wird und welche Ergebnisse dabei entstehen können. Formate und Methoden prägen den Charakter von Veranstaltungen. 
Die Auswahl einer Form der Beteiligung ist abhängig davon, wie viele Menschen mitwirken sollen und wie viel Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen. Um eine geeignete Form der Beteiligung auszuwählen, ist es zusätzlich wichtig, sich mit Intention(en) und Zielsetzung(en) des Vorhabens auseinanderzusetzen. Auch der angestrebte Ergebnistyp und die Zielgruppe, die eingebunden werden soll, entscheiden darüber, welche Beteiligungsintensität (informativ, deliberativ oder kollaborativ) notwendig ist. Anschließend können Formate und Methoden adäquat ausgewählt und eingesetzt werden.

Zur Auseinandersetzung helfen folgende Fragen:

  • Welche Intention(en) und Zielsetzung(en) liegen vor? Welcher Ergebnistyp soll erarbeitet werden? Welche Beteiligungstiefe und welcher Modus der Zusammenarbeit ist hierfür notwendig?
  • Wie sind die finanziellen und personellen Rahmenbedingungen? Wie eng ist der Zeitrahmen der Beteiligung bzw. der einzelnen Veranstaltungen?
  • Inwieweit soll sichergestellt werden, dass alle anwesenden Akteur*innen mitarbeiten können? Welche Akteur*innen sollen eingebunden werden? Auf welche zusätzlichen Belange muss dabei geachtet werden (leichte Sprache, Blindenschrift etc.)
  • Ist es sinnvoll, unterschiedliche Beteiligungsmethoden zu kombinieren?

Muster des Gelingens

Beteiligungsformate kombinieren
Beteiligungsformate kombinieren
Problem

Einzelne Beteiligungsformate decken nicht immer die inhaltlichen, verfahrens- und akteursbezogenen Anforderungen eines Beteiligungsvorhabens ab. Bestimmte Maßnahmen zielen darauf ab, möglichst viele Menschen einzubeziehen, vernachlässigen darüber jedoch zum Teil eine intensive Auseinandersetzung oder individuelle Zugänge zu einem Thema. Andere zeichnen sich durch eine tiefe und intensive Bearbeitung eines Themas aus, beziehen aber nur wenige Menschen mit ein, um solch eine intensive Bearbeitung überhaupt möglich zu machen.

Lösung

Kombinieren Sie innerhalb einer Veranstaltung wie auch innerhalb eines gesamten Verfahrens unterschiedliche Formate und Methoden. So werden Sie Anforderungen des jeweiligen Beteiligungsvorhabens gerecht und können in einer Veranstaltung sowohl in die Tiefe gehen als auch große Personengruppen ansprechen, also breitenwirksam informieren unterschiedliche Formate und Methoden sprechen zudem verschiedene Kompetenzen der Teilnehmenden an, sorgen für Abwechslung und erleichtern einen Zugang im Sinne einer gesteigerten Inklusion.

Kontext
Kurzerklärung / Diskussion

Bei komplexen Vorhaben ist ein einzelnes Beteiligungsformat oft nicht ausreichend, um über alle wichtigen Belange zu informieren und alle in die Planung oder Gestaltung mit einzubeziehen. Deshalb bietet es sich an, innerhalb des Verfahrens wie auch innerhalb einzelner Veranstaltungen Formate und Methoden mit unterschiedlicher Beteiligungsintensität (informativ, deliberativ, kollaborativ) zu kombinieren und so Zugangsvoraussetzungen für unterschiedliche Zielgruppen (Laien bzw. Alttagsexpert*innen,(Fach-) Expert*innen) und Gruppengrößen zu schaffen.
Eine sinnvolle Kombination unterschiedlicher Formate und Methoden kann die Inklusion steigern, indem unterschiedliche methodische Zugänge eröffnet werden. Denn nicht alle Akteur*innen nehmen gerne an großen Veranstaltungen teil oder sprechen unbeschwert vor Großgruppen. Andere arbeiten nicht gerne interaktiv, sondern planen für sich allein, wieder anderen fällt ein ausschließlich verbaler und kognitiver Zugang zu Themen nicht leicht. Die Formate können aufeinander aufbauen oder unabhängig voneinander sein.
Es bietet sich je nach Beteiligungskontext und Zielsetzung an, unterschiedliche und auf die Zielgruppe angepasste Beteiligungsmodi zu kombinieren. Eine aufsuchende, spontane Beteiligungsaktion wie z.B. persönliche Vor-Ort-Gespräche mit wichtigen Akteur*innen für die Beteiligung kann mit einer organisierten und vorher angekündigten aufsuchenden Beteiligung mit festgelegter Zielgruppe kombiniert werden. Diese eher klein angelegten Beteiligungen können wiederum mit einer großen Veranstaltung kombiniert werden, wie z.B. eine kollaborative Zukunftswerkstatt. Eine andere Kombinationsmöglichkeit wäre z.B. Ergebnisse von Planungsarbeiten mit Schulklassen von einem Projekttag innerhalb einer deliberativen Dialogveranstaltung vorzustellen und dabei den Schüler*innen einen sicheren Rahmen zu bieten, von ihren Ideen vor einer größeren Gruppe zu berichten. Die „kleinen“ Veranstaltungen schaffen Vertrauen und gute Erfahrungen mit Beteiligung. Solche kleinen Runden sind aber ebenso innerhalb einer Großveranstaltung denkbar, bei der Kleingruppenarbeit sich mit Foren abwechselt.

Handlungsvorschläge

Ein Verfahren ist ein strukturierter und geplanter Ablauf zur Bearbeitung eines Themas oder einer Aufgabe. Verfahren beinhalten alle notwendigen Schritte zur Durchführung einer Beteiligung. Erarbeiten Sie eine Verfahrensstruktur, die sich aus unterschiedlichen Veranstaltungen, Formaten und eingesetzten Methoden ergibt. Eine Visualisierung der Struktur kann für die Übersichtlichkeit hilfreich sein. Für die Kombination unterschiedlicher Formate innerhalb eines Verfahrens sind folgende Punkte relevant:

  • Legen Sie zunächst für die Verfahrensstruktur fest, wie kombiniert werden soll, also, ob verschiedene Beteiligungsformate mit ähnlicher Aufgabenstellung nebeneinander ablaufen (eine Art Säulenmodell) oder aufeinander aufbauen (eine Art Treppenmodell). Ersteres wird eingesetzt, wenn nur zu einem speziellen Planungs-/Gestaltungsschritt beteiligt wird, das Zweite für eine kontinuierliche partizipative Weiterentwicklung und Konkretisierung des Vorhabens. Informieren Sie bei einer aufbauenden Verfahrensstruktur darüber, was bereits gemacht wurde und bieten Sie die Möglichkeit, diese Grundlagen zu kommentieren und zu ergänzen, z.B. durch Stellwände, an denen weitere Ideen gesammelt werden können oder Platz für Kommentare ist.
  • Gestalten Sie das Verfahren und die einzelnen Veranstaltungen methodisch so vielfältig, dass Ideen, Perspektiven, Fragen, Bedenken, Kritikpunkte etc. unterschiedlicher Teilnehmenden einfließen können. Wenn sowohl die inhaltlichen Anforderungen herausgearbeitet als auch die Zielgruppe und die Zielsetzung definiert wurden, können Sie über die Reihenfolge der Methoden und Formate  entscheiden.
  • Stellen Sie sicher, dass durch die Kombination aller Formate und Methoden den inhaltlichen Anforderungen und den Bedürfnissen und Möglichkeiten der Zielgruppe entsprochen wird. 
Zu beachten

Beteiligung kann großes Misstrauen hervorrufen, besonders, wenn unklar ist, was auf welche Weise geschehen soll. Zeigen Sie deshalb transparent, worauf der jeweilige Arbeitsschritt aufbaut (z.B. was bereits in vorherigen Beteiligungsformaten erhoben und wie dabei gearbeitet wurde) und wie die Ergebnisse aller eingesetzten Beteiligungsformate zusammenfließen werden.

Ergebnis
  • Steigerung der Inklusion
  • stimmige Verfahrensstruktur hinsichtlich inhaltlichen Anforderungen und der Zielgruppe

Weiteres Vorgehen

14 Aufbereitung und Evaluation

Am Ende von Beteiligungsveranstaltungen, liegen oft vielfältige Ergebnisse vor, die jedoch selten verdichtet, professionell ausgearbeitet und zur Kommunikation aufbereitet sind. In einer Nachbereitung müssen Ergebnisse deshalb finalisiert, ausgewertet und aufbereitet werden. Auch das Verfahren selbst muss im Nachgang evaluiert und darüber kommuniziert werden, insbesondere dann, wenn Folgeveranstaltungen geplant sind.
Eine gute Aufbereitung der Ergebnisse und eine Evaluation des Verfahrens zeigt allen Beteiligten, dass die Ergebnisse und das eingebrachte Engagement ernst genommen werden, indem sich darum bemüht wird, Ergebnisse auf den Weg zu bringen.Für die Aufbereitung der Ergebnisse ist erforderlich:

  • In welcher Form und von wem werden die Ergebnisse der Beteiligung ausgewertet, festgehalten und dokumentiert?
  • Was sind die wichtigsten Inhalte der Beteiligung, die nach außen kommuniziert werden müssen?
  • In welcher Form und von wem werden die Ergebnisse präsentiert? Wie wird über die Ergebnisse informiert? Wie können die Inhalte der Beteiligung so aufbereitet werden, dass sie leicht verständlich kommuniziert werden können?
  • Wer soll über die Ergebnisse informiert werden? Wie müssen die Ergebnisse für die Zielgruppe aufbereitet werden?

Für die Evaluation des Beteiligungsverfahrens ist es sinnvoll zu klären:

  • War die Beteiligungsstrategie erfolgreich? Wurden die Ziele der Beteiligung erreicht? Was hätte anders gemacht werden sollen?
  • Was wurde aus dem Vorgehen gelernt? Wie können die Erfahrungen für nachfolgende Beteiligungsvorhaben hilfreich sein?
  • Wie hat sich die Einstellung/Haltung der Verantwortlichen und der Teilnehmenden verändert?
  • Sollen die Teilnehmenden in eine Evaluation mit einbezogen werden? Wie können auch die Teilnehmenden in eine Evaluation mit einbezogen werden?
  • Ist die Beteiligung zufriedenstellend abgeschlossen? Bedarf es noch weitere Klärung / Einbeziehung / Aufarbeitung ?
  • Gab es Ereignisse und Vorgänge, die beim nächsten Mal vermieden werden sollen?

Muster des Gelingens

Entscheidungen erklären
Entscheidungen erklären
Problem

Entscheidungen, die auf Grundlage der Empfehlungen eines Beteiligungsverfahrens von den Verantwortlichen getroffen werden, werden häufig nicht transparent kommuniziert. Akteur*innen können dadurch nicht nachvollziehen und nur schwer verstehen, dass, welche und warum es Abweichungen zwischen Beteiligungsergebnissen und Entscheidungen gibt. Leicht entsteht der Eindruck, dass die eigene Mitwirkung Zeitverschwendung gewesen sei, es sich um eine Alibi-Veranstaltung gehandelt habe und Entscheider*innen im Nachgang sowieso das täten, was sie machen möchten.

Lösung

Entscheidungen können erklärt werden,

  • indem Rechenschaft für institutionelle Entscheidungen abgelegt wird,
  • Entscheidungsergebnisse transparent und verständlich kommuniziert und Entscheidungswege erläutert werden,
  • ab Beginn des Beteiligungsverfahrens immer wieder zur Sprache gebracht wird, wie mit den Beteiligungsergebnissen umgegangen wird und
  • das vereinbarte Vorgehen verlässlich eingehalten wird.
Ergebnisse kommunizieren
Ergebnisse kommunizieren
Problem

Häufig kommt es vor, dass Ergebnisse eines Beteiligungsverfahrens zu spät, zu spärlich oder gar nicht kommuniziert werden. Akteur*innen erhalten so den Eindruck, dass ihre Teilnahme am Beteiligungsverfahren nichts bewirkt habe und daher Zeitverschwendung war. Auch nimmt das Misstrauen zu, es handele sich um eine Alibi-Veranstaltung und die Entscheider*innen täten im Nachgang sowieso das, was sie beabsichtigten - das, was sie auch ohne einen Beteiligungsprozess durchgesetzt hätten.

Lösung

Eine transparente Kommunikation der Ergebnisse eines Beteiligungsverfahrens besteht darin, dass schon zu Beginn des Verfahrens erläutert wird, wie Ergebnisse veröffentlicht werden, die Ergebnisse auf einer Abschlussveranstaltung vorgestellt werden, diese in Form einer öffentlich zugänglichen Dokumentation nach max. 12 Wochen allen Interessierten zur Verfügung gestellt werden.


15 Umsetzung und Verstetigung

Beteiligungsverfahren enden nicht mit der letzten Beteiligungsmaßnahme, sondern mit der Umsetzung und Verstetigung der Ergebnisse. Besonders wenn großartige Ergebnisse erarbeitet wurden und die Motivation und Hoffnung aller Akteur*innen hoch ist, gilt es an diesem Punkt professionell mit Umsetzungs- und Verstetigungsmaßnahmen umzugehen. Passiert lange nichts und wird darüber nicht kommuniziert, kann alles, was vorher eingesetzt wurde und alle Bemühungen, um Menschen zu aktivieren und eine gute Beteiligung zu organisieren, im Nachhinein wertlos werden. Entscheidungen für und gegen erarbeitet Ideen aus der Beteiligung müssen kommuniziert und erklärt werden. Enttäuschung, Verdruss und ein schwieriges, von Misstrauen geprägtes Verhältnis können ansonsten die Folge sein. 
Alles was dabei hilft, die Umsetzung der Ergebnisse zügig voranzubringen und eine Verstetigung der gewonnen Haltungen, Einsichten und Erkenntnisse zu etablieren, festigt den Erfolg des Projektes. Es legt den Grundstein für ein zukünftiges vertrauensvolles Verhältnis zwischen den Akteur*innen und ein weiteres Engagement, wie z.B. einerMitwirkung bei Umsetzungsmaßnahmen.

Um die Kommunikation über die Umsetzung der Ergebnisse aus der Beteiligung erfolgreich zu planen ist es sinnvoll zu fragen:

  • Was passiert mit den Ergebnissen aus der Beteiligung? Welche Ergebnisse werden zu welchem Zeitpunkt umgesetzt? Welche werden nicht umgesetzt und warum nicht?
  • Wurde die Anschlussfähigkeit der Ergebnisse den Teilnehmenden von Beginn an kommuniziert?
  • Wie können Entscheidungen im Umsetzungsprozess verständlich begründet und kommuniziert werden?
  • Wer soll und wer muss über die die Umsetzungsmaßnahmen und Entscheidungen informiert werden?

Folgende Fragen konkretisieren zusätzlich, wie die Umsetzung und Verstetigung der Ergebnisse stattfinden kann:

  • Welche nächsten Schritte braucht es für die Umsetzung?
  • Endet die Beteiligung mit der letzten Veranstaltung oder werden die Teilnehmenden in die Umsetzung mit einbezogen? 
  • Wer soll oder könnte weiterhin in die Umsetzung der Ergebnisse mit einbezogen werden?
  • Wie können angefangene Strukturen, Projekte und bereits vorhandenesEngagement weiterhin gefördert und genutzt werden?

Muster des Gelingens

Strukturen Aufbauen
Strukturen Aufbauen
Problem

Beteiligung kann viel Motivation und Engagement bei den mitwirkenden Akteur*innen entfachen. Wird im Anschluss an eine punktuelle Beteiligung allerdings keine Möglichkeit zu einer weiteren Mitarbeit gegeben und werden noch keine konkreten Umsetzungsmaßnahmen erkennbar, besteht die Gefahr, dass mit dem Ende der Beteiligung auch das Engagement der Teilnehmenden wieder verebbt. Wird diese unterstützende Ressource nicht genutzt, müssen die Initiierenden die Ergebnisse im Alleingang umsetzen, und nutzen nicht das vorhandene Engagement der Beteiligten.

Lösung

Das entfachte Engagement und die Motivation können auf allen Seiten gestärkt und unterstützt werden, wenn Strukturen der Teilhabe (Formen der Zusammenarbeit und der gemeinsamen Gestaltung) schön während der Beteiligung etabliert und aufgebaut werden. Werden Plangrundlagen, Arbeitsmaterialien, Räumlichkeiten etc. auch nach den Beteiligungsveranstaltungen zur Verfügung gestellt, kann auch die Verantwortung bei der Umsetzung der Ergebnisse auf mehrere Schultern verteilt werden.

Kontext
Kurzerklärung / Diskussion

Üblicherweise wird Beteiligung für eine bestimmte Phase innerhalb eines Projekts geplant. Phasen, in denen es um die Umsetzung der Planungen oder Ideen geht, werden oft nicht mehr als Teil der Beteiligung mitgedacht. Zum Teil weckt ein Beteiligungsverfahren jedoch so viel Motivation und Engagement, dass Teilnehmende auch bei der Umsetzung mit einbezogen werden sollten.
Beteiligung schafft nicht nur neue Lösungen für inhaltliche Fragen, sondern probt auch neue Formen der Zusammenarbeit, des Dialogs und der gemeinsamen Gestaltung, die involvierte Akteur*innen motivieren. Besonders wenn eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema stattgefunden hat, Konflikte und Krisen gemeinsam durchschritten und neue Lösungen im Entwurf entstanden sind, kann sich eine starke Dynamik und Kraft entwickeln. Noch während der Gestaltungsphase beginnen möglicherweise Schlüsselakteur*innen, Weichen für die Umsetzung zu stellen, indem Sie selbst aktiv werden und wichtige Rollen im Prozess der Verstetigung übernehmen oder Ressourcen für die Umsetzung mobilisieren.
Projektvorhaben enden in der Regel nicht mit der letzten Veranstaltung, sondern gehen darüber hinaus. Bereitet man innerhalb des Beteiligungsverfahrens den Boden für die Fortführung dieser Form der Zusammenarbeit, kann das entstandene Engagement genutzt werden, um Ergebnisse gemeinsam umzusetzen, weiterzuentwickeln und zu etablieren. Dadurch wird verhindert, was Beteiligungsmaßnahmen oftmals vonseiten der Teilnehmenden vorgeworfen wird: Die eigentlich guten Ergebnisse landen in der Schublade, werden gar nicht oder nur schleppend umgesetzt. Es fühlt sich an, als wäre das eingebrachte Engagement umsonst gewesen. Auch aufseiten der Initiierenden entstehen aufgrund von Komplexität und teilweise hoher Anspruchshaltung der Teilnehmenden schnell Verdruss und Überforderung, wenn sie Ergebnisse im Alleingang umsetzen müssen. 

Handlungsvorschläge

Es gibt zwei Varianten, wie Sie eine Mitwirkung über die punktuelle Beteiligung hinaus unterstützen können:

  • Variante 1: Sie können einen klaren organisatorischen und inhaltlichen Rahmen für weitere Beteiligungsformate vorgeben.Das kann als regelmäßiges Treffen mit einer wiederkehrenden Struktur aufgebaut sein, z.B. als Planungsbüro, das monatlich einmal öffnet und an vorgegebenen Aufgaben die Möglichkeit zur Weiterarbeit anbietet. Besonders bei mehrjährigen Planungsprozessen, bei denen Umsetzungen lange nicht klar sichtbar werden, bietet sich diese Form der partizipativen Zusammenarbeit an. 
  • Variante 2: Sie lassen sich auf spontan auf Ideen ein, die innerhalb der Beteiligung aufkommen und stellen eine Unterstützung in Form von finanziellen Mitteln, Räumlichkeiten, Kontakten oderpersoneller Begleitung zur Verfügung. In Variante 2 übernehmen Beteiligte die Regie, während sich Ihre Rolle stärker auf den Hintergrund bezieht. Ein Beispiel für so ein eigenständiges Engagement über die Beteiligungsveranstaltung hinaus wäre eine Pflanzaktion von und mit  Bewohner*innen zur Kultivierung eines lebendigen Stadtviertels oder die Schaffung eines Café als Zwischennutzung auf einer Brachfläche. 

Wichtig für beide Fälle:

  1. Klären Sie zunächst intern, wo sie Möglichkeiten zur Einrichtung von längerfristigen Strukturen sehen und welche Mittel Sie für eine kooperative Weiterentwicklung zur Verfügung stellen. Leitfragen für die Klärung können sein: Welche Räumlichkeiten für weitere Treffen können Sie anbieten? Welche finanziellen Mittel sind vorhanden? Wer kann die Begleitung übernehmen?
  2. Während der Veranstaltung(en):
  • Zeigen Sie auf, wie nach Beendigung der punktuellen Beteiligung intern weitergearbeitet wird und wo Sie Potenzial zum Mitwirken sehen. Fragen Sie gleichzeitig die Teilnehmenden, in welchen Bereichen und für welche Aufgaben sie Möglichkeiten und Bedarfe für eine weitere Zusammenarbeit sehen. 
  • Legen Sie gemeinsam einen Modus fest, wie eine weitere Zusammenarbeit aussehen kann und was dafür gebraucht wird. Zeigen Sie klar, welche Räumlichkeiten, personelle Unterstützung, welchen finanziellen Rahmen und Kontakte Sie anbieten können. Fragen Sie, was die Teilnehmenden für ihre Ideen und ein weiteres Engagement an Unterstützung benötigen.
  • Besonders bei Beteiligungsverfahren, die über einen längeren Zeitraum und kontinuierlich mit dem gleichen Teilnehmendenkreis arbeiten, bietet es sich an, Formate und Methoden der Zusammenarbeit (Moderations- und Präsentationstechniken, Hosting, Brainstorming, Gesprächsführung etc.) zu schulen und zu etablieren. Dann können die Akteur*innen auch ohne strukturelle Vorgaben und Begleitung nach Abschluss der offiziellen Beteiligung effektiv und eigenständig arbeiten.
Zu beachten

Wenn sich die Begleitenden des Verfahrens über die Dauer der Beteiligung (auch bei der Einrichtung von Prozess- und Organisationsstrukturen) nicht selbst „überflüssig“ machen, besteht die Gefahr, dass die nachgelagerten Projekte nur kurz aufflammen, aber keine langfristige Wirkung entfalten.

Ergebnis
  • Die Teilnehmenden werden in ihrer Motivation und ihrem Engagement gestärkt.
  • Ergebnisse der Beteiligung werden gemeinsam umgesetzt, etabliert und durch die Teilnehmenden weitergetragen.
  • Außer konkreten inhaltlichen Lösungen entstehen und etablieren sich wirkungsvolle Formen der Zusammenarbeit.
Verbindliche Umsetzung
Verbindliche Umsetzung
Problem

Zwischen der Durchführung von Beteiligungsverfahren und der anschließenden Umsetzung eines Projektes verstreicht oftmals viel Zeit. Verantwortliche für eine Beteiligung nehmen die Beteiligungsverfahren häufig als einen in sich geschlossenen Bereich eines Vorhabens wahr, der nicht direkt mit der Umsetzung verbunden ist. Das führt dazu, dass Akteur*innen den Eindruck gewinnen, ihre Beteiligung ziehe keinen Effekt nach sich. Sie werden demotiviert und verlieren oftmals ihr Interesse an Beteiligung.

Lösung

Das Vertrauen in die Umsetzung von Beteiligungsprojekten kann gefördert werden, indem die Projektumsetzung als wichtiger Teil des partizipativen Prozesses aufgefasst, indem Kontinuität in der Fortführung sichtbar gemacht, zeitnah mit der Umsetzung begonnen, Verbindlichkeit geschaffen wird und schließlich Umsetzungsversprechen eingehalten werden.