Die Vorgeschichte zu einem Beteiligungsverfahren hat einen bedeutenden Einfluss darauf, ob Akteur*innen ein Interesse daran haben, sich zu beteiligen oder nicht. Sie ist entscheidend dafür, mit welchen Vorurteilen, Stereotypen und Erwartungen Menschen dem Thema Beteiligung gegenüberstehen und dem Beteiligungsverfahren begegnen. Sie ist auch entscheidend dafür, welche Motivationen und Hoffnungen sie daran knüpfen. Die Atmosphäre im Beteiligungsverfahren sowie die Bereitschaft, zu kooperieren und in ein gemeinsames Gestalten zu kommen, ist zentral durch die Vorgeschichte geprägt. 
Eine solide Analyse der Vorgeschichte und den damit verbundenen Fakten, Emotionen und Prozessen ist entscheidend für den Erfolg eines Beteiligungsverfahrens. Dementsprechend wichtig ist es, Aspekte aus der Vorgeschichte in die Planung mit einzubeziehen. 

Die folgenden Fragen können helfen, die Vorgeschichte zu analysieren: 

• Wie hoch ist die Kenntnis über das Projektvorhaben bzw. -thema,  zu dem beteiligt werden soll?
• Gab es in der Vergangenheit Vorkommnisse, die beachtet werden müssen? Gab es bereits einen Konflikt zu dem Projekt/Thema? 
• Besteht aufgrund stark gegensätzlicher Perspektiven, Interessen und Erwartungen Konfliktpotenzial?
• Gibt es vor Ort/im Projektumfeld bereits Erfahrungen mit Beteiligung? Wenn ja, wird diese als vorwiegend als gut und gewinnbringend oder als schlecht wahrgenommen/eingeschätzt?

Eine Zielanalyse ist grundlegend für die weitere Ausgestaltung des Verfahrens.
Die Klärung der Absicht (Intention) der Beteiligung ist unter anderem ausschlaggebend dafür, wer im Zuge der Beteiligung eingebunden werden soll. Je klarer die Intention eines Beteiligungsverfahrens ist, desto deutlicher wird auch, anhand welcher Kriterien die Teilnehmenden ausgewählt werden sollen. Die übergeordneten vier Intentionen von Beteiligung variieren von Legitimität der Ergebnisse, über demokratisches Selbstverständnis und Qualität der Ergebnisse bis zum Empowerment der mitwirkenden Akteur*innen.
Zusätzlich ist es notwendig, die Zielsetzung(en) (Vermittlung, Konfliktlösung, Gestaltung, Initiierung von Handlung) der Beteiligung festzulegen. Diese nehmen Einfluss darauf, wie und in welcher Tiefe innerhalb der Beteiligung gearbeitet wird.
Eine transparente Kommunikation über Intention(en) und Zielsetzung(en) schafft Vertrauen und fördert die Teilnahmebereitschaft aller Akteur*innen.

Um die Ausrichtung eines Beteiligungsverfahrens festzulegen, gilt es zu beantworten und festzuhalten:

• Warum und mit welcher Absicht soll beteiligt werden?
• Welche Ziele werden mit der Beteiligung verfolgt? Was soll mit der Beteiligung erreicht werden?

Jedes Beteiligungsverfahren hat bestimmte Rahmenbedingungen:. Die Klärung der Rahmenbedingungen sind notwendig, um Einschränkungen, Begrenzungen und Spielräume innerhalb des zu bearbeitenden Themas auszumachen und eine solide fachliche Vorplanung des Verfahrens durchführen zu können. Die Rahmenbedingungen beziehen sich zum einen auf das Beteiligungsverfahren selbst (z.B. vorhandene Gelder, die zur Durchführung zur Verfügung stehen) und zum anderen beziehen sie sich auf das Projektvorhaben (z.B. strukturelle Vorgaben, in deren Rahmen das Projekt umgesetzt werden kann).
Die Kategorie umfasst alles, was die Situation vor Ort/im Projektumfeld beschreibt (spezifische Gegebenheiten wie die Sozialstruktur im Quartier oder die finanzielle Lage einer Kommune oder Organisation). Zusätzlich umfasst sie alle Bedingungen, die zu Beginn des Verfahrens darüber entscheiden, was verhandelt werden kann und was nicht (wie weit das Vorhaben schon fortgeschritten ist, bereits getroffene Entscheidungen oder Vorgaben wie rechtliche Vorschriften und bauliche Gegebenheiten). Danach richtet sich, wie groß die Gestaltungsspielräume sind. Die finanziellen und personellen Ressourcen, mit denen das Beteiligungsvorhaben ausgestattet sind, rahmen zusätzlich die Ausgestaltungsmöglichkeiten. 
In Kombination mit der Vorgeschichte und der Intention ergeben die Rahmenbedingungen die inhaltlichen Anforderungen an die Beteiligung. Es wird deutlich, welcher Aufwand möglich und nötig ist, um das Verfahren erfolgreich zu planen und durchzuführen. Beispielsweise fördern persönliche Interaktionen zwischen Verantwortlichen und Teilnehmenden eine intensive Zusammenarbeit und Vertrauen. Dies ist bei vorangegangenen Konflikten wichtig, erfordern aber eine finanzielle und personelle Ausstattung mit ausreichenden Ressourcen.
Es ist notwendig, die Rahmenbedingungen im Voraus zu klären, um offen und transparent über die Möglichkeiten und Grenzen des Verfahrens zu informieren. Denn potenzielle Teilnehmende müssen in die Lage versetzt werden, selbst den Nutzen und Aufwand ihres Engagements zu bewerten. Die Gefahr von Enttäuschung im Nachhinein wird so minimiert. Daher ist grundlegend zu klären:

• Welche inhaltlichen Anforderungen gibt es für das Projektvorhaben, zu dem beteiligt werden soll? 
• Welche projekt-, themen- und ortsspezifische Gegeben- und Besonderheiten müssen beachtet werden?
• Wie groß sind die Gestaltungsspielräume für das Projektvorhaben? Was steht schon fest? Worüber wurde bereits entschieden?
• Wie ist der Zeitrahmen des Projektvorhabens? Wie umfangreich ist es? Wie viel Zeit und Aufwand braucht es für dessen Durchführung und Umsetzung?
• In welchem Abschnitt des Projektvorhabens soll die Beteiligung stattfinden? Wie weit ist das Projektvorhaben mit Einsatz der Beteiligung bereits fortgeschritten?
• Wie hoch sind die vorhandenen personellen und finanziellen Ressourcen für das Beteiligungsverfahren?
• Wer entscheidet am Ende über die Umsetzung der Ergebnisse? Wer kann mitbestimmen?
• Wer ist für die Umsetzung der Ergebnisse verantwortlich? Wer ist in die Umsetzung der Ergebnisse mit einbezogen?

Jedes Beteiligungsverfahren wird von bestimmten Akteur*innen initiiert. Meist sind dies Verantwortliche und Entscheidende aus Politik und Verwaltung oder sie kommen aus den Führungsebenen von Institutionen oder aus Initiativen von Bürger*innen. Oft sind verschiedene Akteur*innen und Instanzen mit unterschiedlichen Vorerfahrungen und Kenntnissen über Beteiligung eingebunden. Deshalb ist eine Klärung und Festlegung über Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten wichtig. Folgende Fragen können dabei helfen:

• Welche Rollen nehmen die verantwortlichen Akteur*innen ein ( Vertreter*innen der Politik, Verwaltungsmitarbeitende , Prozessbegleitende etc.)?
• Wer hat den Auftrag für das Beteiligungsverfahren gegeben?
• Wer hat die Federführung? Wer ist entscheidungsbefugt?
• Wer steuert den Prozess im Laufe des Verfahrens? 
• Wer führt die Beteiligung durch? Wer begleitet sie? Gibt es externe Unterstützung bei der Durchführung, z.B. durch eine Moderation, die eingeladen wird?
• Wer koordiniert und kommuniziert zwischen den unterschiedlichen Instanzen?
• Wer ist Sprachrohr nach Außen? Wer ist Ansprechpartner*in für Interessierte und Rückfragen?
• Wer spielt darüber hinaus noch eine Rolle? 
• Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zusätzlich noch einzuplanen?
• Wie hoch ist der Kenntnisstand der Initiierenden, Verantwortlichen und Durchführenden zum Thema Beteiligung? Welche Erfahrungen wurden bereits gemacht und welches Vorwissen existiert?

Anzahl und Zusammensetzung der Teilnehmenden sind entscheidend für die Ergebnisse des Beteiligungsvorhabens. Durch die Art der Auswahl von Teilnehmenden können die Durchführenden den Ablauf und die Ergebnisse der Beteiligung stark beeinflussen, etwa, wenn im Vorfeld geklärt wurde, wen das Beteiligungsverfahren betrifft, und diese Gruppe in ausreichender Zahl  bei dem Verfahren vertreten ist. 
Es gilt zunächst zu klären, wie viele Personen insgesamt und in den Einzelformaten beteiligt werden sollen. Wird mit wenig Akteur*innen intensiv zusammengearbeitet, ist es möglich thematisch in die Tiefe zu gehen. Wird eine Vielzahl von Menschen eingebunden, wird oft vermehrt in die Breite gearbeitet. 
Eine Auswahl entscheidet über die Zusammensetzung der Teilnehmenden: Das Beteiligungsverfahren kann für alle Interessierten unabhängig von persönlicher Betroffenheit offen sein (Selbstauswahl), es kann gezielt für bestimmte Menschen und Zielgruppen konzipiert und beworben werden (gezielte Auswahl) oder durch das Zufallsprinzip ein repräsentative Auswahl von Akteur*innen mit bestimmten Merkmalen (Betroffenheit, demographische Kennwerte) einladen sein (Zufallsauswahl). Insbesondere hier stellt sich die Frage nach der Inklusion im Verfahren. Abhängig davon, wie Inklusion verstanden wird, kann die Frage unterschiedlich beantwortet werden. Die Frage nach der Zusammensetzung der Teilnehmenden kann daher immer nur für den jeweiligen Kontext beantwortet werden. Hierbei hilft eine Orientierung an den übergeordneten vier Intentionen zu beteiligen, anhand derer entschieden werden kann, wer aus welchem Grund beteiligt werden sollte.
Abschließend muss herausgestellt werden, welche Bedürfnisse, Interessen und Perspektiven die ausgemachten Zielgruppen haben. An dem Profil der potenziell Teilnehmenden können später Aktivierungsstrategien und Formen der Zusammenarbeit ausgerichtet werden.

 Zu Beginn des Verfahrens gilt es folgende Punkte zu klären:

• Wie groß soll die Beteiligung ausfallen? Wie viele Menschen sollen an dem Verfahren insgesamt und an den Einzelveranstaltungen beteiligt werden? 
• Wie soll die Auswahl der Teilnehmenden erfolgen? Welches Auswahlverfahren soll angewendet werden?
• Wie soll die Zusammensetzung der Teilnehmenden aussehen? Woran wird sich bei der Auswahl orientiert? Wer soll aus welchem Grund und in welcher Rolle teilnehmen?
• Wie erfolgt die konkrete Auswahl der Teilnehmenden?
• Gibt es besondere Anforderungen der Zielgruppe(n)? Welche besonderen Anforderungen von der jeweiligen Zielgruppe(n) müssen berücksichtigt/beachtet werden?

Die Haltungen, die die Initiierenden, Verantwortlichen und Teilnehmenden im Beteiligungsverfahren einnehmen (sowohl in Bezug auf das Thema Beteiligung an sich, das zu behandelnde Thema als auch auf die Akteur*innenkonstellation) bestimmen wesentlich dasVerhältnis untereinander (vor allemzwischen Beteiligenden und Beteiligten) und die Form der Zusammenarbeit. Einige Haltungen und Strategien können Beteiligungsverfahren schaden oder in ihren Potentialen einschränken: Ein manipulatives Verständnis im Umgang miteinander, dauerhafte Unterstellungen, zermürbender Missmut, Lobbyismus etc. schränken das Potential ein. Andere Haltungen wiederum fördern Beteiligungsverfahren und die Teilnahme daran: Offenheit, Klarheit, Transparenz, Engagement, Mut und eine gute Fehler- und Feedback-Kultur.
Die Haltungen aller Akteur*innen, insbesondere auf Seiten der Verantwortlichen, ist ein massgebliches Kriterium dafür, ob Beteiligung gelingt. Denn mit welcher Einstellung Verantwortliche in ein Beteiligungsverfahren gehen, ist für die Teilnehmenden wahrnehmbar. Sie werden davon wiederum in ihrer eigenen Haltung beeinflusst und reagieren darauf - beispielsweise in Form von Nicht-Beteiligung oder mit destruktiven Verhalten im Beteiligungsprozess im negativen Fall. Umgekehrt kann eine wertschätzende Haltung der Verantwortlichen bei den gewünschten Akteur*innen eine engagierte Teilnahme und das Zustandekommen tragender Ergebnisse hervorrufen.
Daher ist es förderlich, sich der eigenen Haltung und die der Anderen bewusst zu werden. Für den Erfolg eines Beteiligungsverfahrens ist die Glaubwürdigkeit und die Kompetenz der initiierenden Akteur*innen besonders relevant. Daher sollte eine ehrliche Selbstanalyse der Verantwortlichen jeder Gestaltung eines Beteiligungsverfahrens vorangehen. 

Grundlegende Fragen zu Auseinandersetzung mit dem Thema Haltung sind:

• Wie ist die eigene Haltung zum Thema Partizipation?
• Welches Partizipationsverhältnis ist bei den Initiierenden/Verantwortlichen vorherrschend?
• In welcher Rolle werden die Teilnehmenden eingebunden?
• Welche Rolle  sollen die Verantwortlichen innerhalb des Beteiligungsverfahrens einnehmen?
• Wie wird die Haltungen der Teilnehmenden zum Vorhaben eingeschätzt, zu dem beteiligt werden soll?

Jedes Beteiligungsverfahren ist auch ein öffentlicher Kommunikationsprozess. Die Kommunikation betrifft alle Phasen der Beteiligung. Sie beginnt mit der internen Auseinandersetzung, geht über die Ankündigung des Vorhabens, das Einladungsmanagement, Pressemitteilungen, der persönlichen Kommunikation zu den Teilnehmenden bis hin zur Kommunikation der Ergebnisse im Nachgang. 
Die Kommunikationsprinzipien beschreiben, wie und nach welchen Regeln und Leitgedanken Kommunikation stattfindet. So kann Kommunikation beispielsweise ausschließlich als Werbung für bestehende Ideen oder Positionen betrachtet werden oder zu einem offenen Diskurs oder gemeinsamer Gestaltung einladen. Die Prinzipien stehen in direktem Zusammenhang mit den Haltungen der Initiierenden, Verantwortlichen und Teilnehmenden. 
Es empfiehlt sich die Kommunikation im Voraus eines Beteiligungsverfahrens gut zu planen (Kommunikationsstrategie) und dafür Prinzipien, an denen sich orientiert werden kann, festzulegen. Denn die Kommunikation entscheidet direkt darüber, ob sich Teilnehmende inhaltlich und emotional angesprochen fühlen oder nicht und sie beeinflusst deren Haltung. 

Zum Aufbau einer Kommunikationsstrategie ist es wichtig festzulegen:

• Wie und was wird nach außen kommuniziert? Wie und wann soll die Öffentlichkeit informiert werden? Auf welchen Kanälen soll kommuniziert werden?
• Wann im Prozess (zu welchen Zeitpunkten) soll kommuniziert werden?
• Soll es nur eine einseitige Kommunikation (von innen nach außen, wie die Veröffentlichung von Ankündigungen, Rahmenbedingungen und Zwischenergebnissen) oder auch zweiseitige Kommunikation geben (von außen nach innen, also zusätzlich die Möglichkeiten zum Äußern von Feedback, Ideen, Fragen etc.)? Welche Möglichkeiten werden dafür geschaffen?
• Wie soll intern im Organisationsteam kommuniziert werden?
• Auf welche zusätzlichen Belange muss geachtet werden (leichte Sprache, Blindenschrift etc.)?
• Wie transparent soll nach außen kommuniziert werden (über Rollen, Rahmenbedingungen, Spielräume, Ungewissheiten, Hintergrundinformationen, Entscheidungsstrukturen)? 

Eine rege Teilnahme ist die erste Grundvoraussetzung für das Gelingen des Beteiligungsvorhabens. Deshalb gibt diese Kategorie Empfehlungen dazu, wie die Menschen, die eingebunden werden sollen, angesprochen und zu einer Teilnahme aktiviert werden können. Während alle Kategorien der Beteiligungsleinwand notwendige, aber indirekte Empfehlungen für eine gute Inklusion in Beteiligungsverfahren geben, adressiert diese Kategorie das Thema direkt.
Aktivierung beschreibt die Strategien, wie gewünschte Teilnehmende für das Beteiligungsverfahren gewonnen werden können. Die dafür notwendigen Bemühungen hängen davon ab, wie greifbar das Thema für die einzubindenden Menschen und Gruppen ist, wie hoch die Betroffenheit und wie groß das Interesse an einem eigenen Mitwirken ist. Ebenso prägen Vorerfahrungen mit Beteiligung und das Verhältnis zu den Organisator*innen des Verfahrens die Motivation zur Teilnahme.
Aktivierungsstrategien müssen die Zielgruppe mit den jeweiligen Interessen und Bedarfen im Blick haben, um neben einer adäquaten Ansprache weitere Anreize zu schaffen, die zur Teilnahme motivieren können. So kann z.B. eine zielgruppenorientierte Sprache oder die Entscheidung für eine schriftliche oder persönliche Einladung hilfreich sein.

Folgende Fragen helfen bei der Analyse des Bedarfs und der Entwicklung möglicher Strategien für Aktivierung und Inklusion:

• Welche Intention liegt dem Beteiligungsvorhaben zu Grunde und welches Auswahlverfahren wird angewendet Wer soll aus welchem Grund teilnehmen?
• Welche Interessen, Perspektiven und speziellen Bedarfe haben die Menschen, die eingebunden werden sollen?
• Wie hoch ist die Eigenmotivation der Teilnehmenden? Wie greifbar oder abstrakt ist das Thema für die einzubindenden Akteur*innen? Wie groß ist die direkte Betroffenheit? Welche Vorerfahrungen mit Beteiligung liegen vor Ort bzw. im Projektumfeld vor?
• Wie kann die angedachte Zielgruppe darüber hinaus zu einer Teilnahme motiviert werden? Welche Rahmenbedingungen und zusätzlichen Anreize können auf Interesse bei der Zielgruppe stoßen und zur Teilnahme motivieren?
• Auf welchen Wegen/Kanälen soll eine Aktivierung stattfinden? Wie wird über Einfluss- und Aktionsmöglichkeiten im Verfahren informiert?

Ein Verfahren ist ein strukturierter, geplanter Ablauf zur Bearbeitung eines Themas oder einer Aufgabe. Es beinhaltet alle notwendigen Schritte zur Durchführung einer Beteiligung. 
Innerhalb eines Verfahrens können mehrere logisch aufeinander folgende Beteiligungsformate durchgeführt werden. Das fängt bei ersten Gesprächen, politischen Beschlüssen, der Ausschreibung und der Konzeption der Beteiligung an, entwickelt sich über die Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation. Es geht weiter über die Durchführung der gewählten Beteiligungsformate bis hin zur Dokumentation, Evaluation und im Idealfall einer Implementierung der entwickelten Lösungen. So ist jedes Verfahren aus unterschiedliche Formaten und Methoden aufgebaut. 
Jedes Verfahren hat darüber hinaus eine Struktur, die nicht aus den Formaten und Methoden resultiert. Meistens gibt es begleitende Gremien oder regelmäßige Meetings, wie z.B. Fachbeiräte oder Steuerungsgruppen. Daneben gibt es Entscheidungshierarchien und organisatorische Abhängigkeiten. Manche Verfahren sind sehr offen und flexibel strukturiert, andere folgen sehr klaren Routinen, Vorgaben und Arbeitsabläufen.
Eine Visualisierung des Verfahrens mit allen Meilensteinen (Veranstaltungen, interne Abstimmungstreffen, Entscheidungsmomenten etc.) und Arbeitsphasen (Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Umsetzung) unterstützt dabei, den Prozess zu steuern, indem das Verfahren kontinuierlich reflektiert wird. 

Fragen, die bei der Auseinandersetzung und dem Aufbau eines geeigneten Verfahrens helfen:

• Wie ist der zeitliche Rahmen? Welche Phasen können im Zeitplan festgehalten werden? Welche Meilensteine (Entscheidungspunkte, Festlegungszeiträume etc.) können festgelegt werden?
• Wie ist der Verfahrensaufbau? Aus welchen Bausteinen besteht die gesamte Beteiligungsmaßnahme?
• Wie eng wollen Sie bzw. müssen Sie die Arbeitsabläufe strukturieren und vorgeben? Wie offen und flexibel können diese sein?
• Zu welchen Zeitpunkten im Projekt wollen Sie beteiligen? Was ist im Voraus bereits geschehen? Was wird noch folgen?
• Finden punktuelle Veranstaltungen oder eine kontinuierliche Beteiligung statt? Können Teilnehmende im Verlauf der Beteiligung ein- und aussteigen?
• Welche Informationen, Entscheidungen, fachliche Vor- und Nachbereitung und Koordination braucht es dafür?
• Wie soll intern gearbeitet werden? Wann, in welcher Regelmäßigkeit und mit wem finden interne Arbeits- und Abstimmungstreffen statt? Welche Formen von Gremien, Fachbeiräten oder Steuerungsgruppen sind für diese Schritte und Aufgaben sinnvoll?
• Wie kann der Zeitplan und die interne Organisationsstruktur klar visualisiert werden?

Die Orte, an denen Veranstaltungen stattfinden, müssen von zwei Seiten betrachtet werden. Zum einen ist die Ortswahl abhängig von der Anzahl der Teilnehmenden, der Art und Weise, wie gearbeitet werden soll und auch davon, welche finanziellen Mittel zur Verfügung stehen. Zum anderen spielt der Ort des Geschehens eine Rolle dabei, wer sich eingeladen fühlt und wer nicht. Orte tragen Emotionen und Geschichten in sich und rufen Assoziationen und Erinnerungen hervor. Sie richten sich an unterschiedliche gesellschaftliche Milieus. Es macht für viele Teilnehmende einen Unterschied, ob eine Veranstaltung im repräsentativen Saal eines Rathauses, im Zelt auf dem Marktplatz oder in der sanierungsbedürftigen Turnhalle im Kiez stattfindet. Die Wahl eines Ortes sagt immer etwas aus und kann Hürden zur Teilnahme auf- oder abbauen.

Um einen geeigneten Orte für die Beteiligung auszumachen, müssen folgende Fragen geklärt werden:

• Wie viele Teilnehmende werden für das jeweilige Beteiligungsformat erwartet?
• Welche Voraussetzungen (z.B.Größe, technische Ausstattung, Helligkeit, Freundlichkeit) muss der Raum erfüllen, um die geplante Arbeitsmethode durchführen zu können?
• Welcher Ort entspricht dem Anlass? Ist es möglich, den Ort mit dem zu bearbeiteten Thema zu verbinden?
• Ist der Raum barrierefrei zugänglich und mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar? 
• Welche Geschichte(n) und Emotionen sind mit dem Veranstaltungsort verbunden? Welche Assoziationen ruft er womöglich hervor?
• Welche Akteur*innen sollen eingebunden werden? Welche Orte und Räumlichkeiten entsprechen dieser Zielgruppe?

Jede Beteiligungsveranstaltung findet zu einer bestimmten Zeit statt. Je mehr Zeit die Veranstaltungen in Anspruch nimmt und je mehr unterschiedliche Akteur*innengruppen eingebunden sein sollen, umso schwieriger wird es, alle mit der Wahl der Zeiten zufrieden zu stellen. Hier gilt es nicht nur, Zeiten sensibel zu wählen und Kompromisse, die für viele tragbar sind, zu finden, sondern auch nach Möglichkeiten zu suchen, den gewünschten Teilnehmenden die nötige Zeit zu verschaffen (beispielsweise durch eine Kinderbetreuung während der Veranstaltung oder durch eine Freistellung von der Arbeit).

Um zu klären, wann und wie lange die Veranstaltung stattfinden soll, ist es wichtig zu klären:

• Welche Akteur*innen sollen eingebunden werden? Zu welcher Uhrzeit kann die Zielgruppen am besten erreicht werden? 
• Inwieweit kann gewährleistet werden, dass alle Menschen am Beteiligungsprozess in ausreichendem Maß teilhaben können?
• Welche Möglichkeiten bestehen darüber hinaus, eine Teilnahme möglich zu machen? Wie kann den Akteur*innen Zeit verschafft werden?

Hierunter fallen alle Aspekte, welche die Qualität und Atmosphäre einer Veranstaltung ausmachen, denn Veranstaltungsformate können einen sehr unterschiedlichen Charakter erhalten. Durch Regeln, Vereinbarungen, Rituale und Umgangsformen ist es möglich, Veranstaltungen eine eigene „DNA“ zu geben, die sich auf die Atmosphäre auswirkt. Sie entsteht vor allem aus der Auseinandersetzung mit der eigenen Haltung, dem Anspruch an ein Miteinander und den davon abgeleitet Prinzipien und Regeln. Sie beeinflussen beispielsweise, wie sich die Teilnehmenden untereinander und den Verantwortlichen gegenüber begegnen. Sie können die Teilhabe und den Einstieg in die Veranstaltung erleichtern, wirken auf die Entwicklung und haben großen Einfluss auf die (Arbeits-)Haltung aller Teilnehmenden.

• Welche Regeln (z. B. Umgangs- und Kommunikationsregeln, Umgang mit Konflikten, Transparenz, Erwartungshaltungen) sollen festgelegt werden? An welchen Prinzipien wird sich dabei orientiert?
• Wie werden Erwartungen an das Verfahren kommuniziert und mit gegensätzlichen Erwartungen umgegangen?
• Wie kann eine transparenten und offenen Arbeitsatmosphäre gefördert werden?
• Wie soll mit Konflikten umgegangen werden? Wer vermittelt im Konfliktfall?
• Wie werden die Rollen für alle Beteiligten geklärt und kommuniziert?

Formate und Methoden sind die klassischen Bausteine von Beteiligungsverfahren. Eine Methode beschreibt die Art und Weise, wie ein einzelner Schritt innerhalb eines Verfahrens durchgeführt wird. Beispiele für Methoden sind Brainstorming, Interviews, Gruppengespräche, Prototyping, Bestandsaufnahmen und viele mehr. Formate sind die nächstgrößere Einheit und bestehen in der Regel aus einer Sequenz von Methoden. Sie bezeichnen meist ganze Veranstaltungen oder abgeschlossene Einheiten während einer Veranstaltung, z.B. Open Spaces, Planungszellen oder World Cafés. Beide entscheiden maßgeblich darüber, wie zusammen gearbeitet wird und welche Ergebnisse dabei entstehen können. Formate und Methoden prägen den Charakter von Veranstaltungen. 
Die Auswahl einer Form der Beteiligung ist abhängig davon, wie viele Menschen mitwirken sollen und wie viel Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen. Um eine geeignete Form der Beteiligung auszuwählen, ist es zusätzlich wichtig, sich mit Intention(en) und Zielsetzung(en) des Vorhabens auseinanderzusetzen. Auch der angestrebte Ergebnistyp und die Zielgruppe, die eingebunden werden soll, entscheiden darüber, welche Beteiligungsintensität (informativ, deliberativ oder kollaborativ) notwendig ist. Anschließend können Formate und Methoden adäquat ausgewählt und eingesetzt werden.

Zur Auseinandersetzung helfen folgende Fragen:

• Welche Intention(en) und Zielsetzung(en) liegen vor? Welcher Ergebnistyp soll erarbeitet werden? Welche Beteiligungstiefe und welcher Modus der Zusammenarbeit ist hierfür notwendig?
• Wie sind die finanziellen und personellen Rahmenbedingungen? Wie eng ist der Zeitrahmen der Beteiligung bzw. der einzelnen Veranstaltungen?
• Inwieweit soll sichergestellt werden, dass alle anwesenden Akteur*innen mitarbeiten können? Welche Akteur*innen sollen eingebunden werden? Auf welche zusätzlichen Belange muss dabei geachtet werden (leichte Sprache, Blindenschrift etc.)
• Ist es sinnvoll, unterschiedliche Beteiligungsmethoden zu kombinieren?

Am Ende von Beteiligungsveranstaltungen, liegen oft vielfältige Ergebnisse vor, die jedoch selten verdichtet, professionell ausgearbeitet und zur Kommunikation aufbereitet sind. In einer Nachbereitung müssen Ergebnisse deshalb finalisiert, ausgewertet und aufbereitet werden. Auch das Verfahren selbst muss im Nachgang evaluiert und darüber kommuniziert werden, insbesondere dann, wenn Folgeveranstaltungen geplant sind.
Eine gute Aufbereitung der Ergebnisse und eine Evaluation des Verfahrens zeigt allen Beteiligten, dass die Ergebnisse und das eingebrachte Engagement ernst genommen werden, indem sich darum bemüht wird, Ergebnisse auf den Weg zu bringen.Für die Aufbereitung der Ergebnisse ist erforderlich:

• In welcher Form und von wem werden die Ergebnisse der Beteiligung ausgewertet, festgehalten und dokumentiert?
• Was sind die wichtigsten Inhalte der Beteiligung, die nach außen kommuniziert werden müssen?
• In welcher Form und von wem werden die Ergebnisse präsentiert? Wie wird über die Ergebnisse informiert? Wie können die Inhalte der Beteiligung so aufbereitet werden, dass sie leicht verständlich kommuniziert werden können?
• Wer soll über die Ergebnisse informiert werden? Wie müssen die Ergebnisse für die Zielgruppe aufbereitet werden?

Für die Evaluation des Beteiligungsverfahrens ist es sinnvoll zu klären:

• War die Beteiligungsstrategie erfolgreich? Wurden die Ziele der Beteiligung erreicht? Was hätte anders gemacht werden sollen?
• Was wurde aus dem Vorgehen gelernt? Wie können die Erfahrungen für nachfolgende Beteiligungsvorhaben hilfreich sein?
• Wie hat sich die Einstellung/Haltung der Verantwortlichen und der Teilnehmenden verändert?
• Sollen die Teilnehmenden in eine Evaluation mit einbezogen werden? Wie können auch die Teilnehmenden in eine Evaluation mit einbezogen werden?
• Ist die Beteiligung zufriedenstellend abgeschlossen? Bedarf es noch weitere Klärung / Einbeziehung / Aufarbeitung ?
• Gab es Ereignisse und Vorgänge, die beim nächsten Mal vermieden werden sollen?

Beteiligungsverfahren enden nicht mit der letzten Beteiligungsmaßnahme, sondern mit der Umsetzung und Verstetigung der Ergebnisse. Besonders wenn großartige Ergebnisse erarbeitet wurden und die Motivation und Hoffnung aller Akteur*innen hoch ist, gilt es an diesem Punkt professionell mit Umsetzungs- und Verstetigungsmaßnahmen umzugehen. Passiert lange nichts und wird darüber nicht kommuniziert, kann alles, was vorher eingesetzt wurde und alle Bemühungen, um Menschen zu aktivieren und eine gute Beteiligung zu organisieren, im Nachhinein wertlos werden. Entscheidungen für und gegen erarbeitet Ideen aus der Beteiligung müssen kommuniziert und erklärt werden. Enttäuschung, Verdruss und ein schwieriges, von Misstrauen geprägtes Verhältnis können ansonsten die Folge sein. 
Alles was dabei hilft, die Umsetzung der Ergebnisse zügig voranzubringen und eine Verstetigung der gewonnen Haltungen, Einsichten und Erkenntnisse zu etablieren, festigt den Erfolg des Projektes. Es legt den Grundstein für ein zukünftiges vertrauensvolles Verhältnis zwischen den Akteur*innen und ein weiteres Engagement, wie z.B. einerMitwirkung bei Umsetzungsmaßnahmen.

Um die Kommunikation über die Umsetzung der Ergebnisse aus der Beteiligung erfolgreich zu planen ist es sinnvoll zu fragen:

• Was passiert mit den Ergebnissen aus der Beteiligung? Welche Ergebnisse werden zu welchem Zeitpunkt umgesetzt? Welche werden nicht umgesetzt und warum nicht?
• Wurde die Anschlussfähigkeit der Ergebnisse den Teilnehmenden von Beginn an kommuniziert?
• Wie können Entscheidungen im Umsetzungsprozess verständlich begründet und kommuniziert werden?
• Wer soll und wer muss über die die Umsetzungsmaßnahmen und Entscheidungen informiert werden?

Folgende Fragen konkretisieren zusätzlich, wie die Umsetzung und Verstetigung der Ergebnisse stattfinden kann:

• Welche nächsten Schritte braucht es für die Umsetzung?
• Endet die Beteiligung mit der letzten Veranstaltung oder werden die Teilnehmenden in die Umsetzung mit einbezogen? 
• Wer soll oder könnte weiterhin in die Umsetzung der Ergebnisse mit einbezogen werden?
• Wie können angefangene Strukturen, Projekte und bereits vorhandenesEngagement weiterhin gefördert und genutzt werden?