07 Kommunikationsprinzipien
Jedes Beteiligungsverfahren ist auch ein öffentlicher Kommunikationsprozess. Die Kommunikation betrifft alle Phasen der Beteiligung. Sie beginnt mit der internen Auseinandersetzung, geht über die Ankündigung des Vorhabens, das Einladungsmanagement, Pressemitteilungen, der persönlichen Kommunikation zu den Teilnehmenden bis hin zur Kommunikation der Ergebnisse im Nachgang.
Die Kommunikationsprinzipien beschreiben, wie und nach welchen Regeln und Leitgedanken Kommunikation stattfindet. So kann Kommunikation beispielsweise ausschließlich als Werbung für bestehende Ideen oder Positionen betrachtet werden oder zu einem offenen Diskurs oder gemeinsamer Gestaltung einladen. Die Prinzipien stehen in direktem Zusammenhang mit den Haltungen der Initiierenden, Verantwortlichen und Teilnehmenden.
Es empfiehlt sich die Kommunikation im Voraus eines Beteiligungsverfahrens gut zu planen (Kommunikationsstrategie) und dafür Prinzipien, an denen sich orientiert werden kann, festzulegen. Denn die Kommunikation entscheidet direkt darüber, ob sich Teilnehmende inhaltlich und emotional angesprochen fühlen oder nicht und sie beeinflusst deren Haltung.
Zum Aufbau einer Kommunikationsstrategie ist es wichtig festzulegen:
- Wie und was wird nach außen kommuniziert? Wie und wann soll die Öffentlichkeit informiert werden? Auf welchen Kanälen soll kommuniziert werden?
- Wann im Prozess (zu welchen Zeitpunkten) soll kommuniziert werden?
- Soll es nur eine einseitige Kommunikation (von innen nach außen, wie die Veröffentlichung von Ankündigungen, Rahmenbedingungen und Zwischenergebnissen) oder auch zweiseitige Kommunikation geben (von außen nach innen, also zusätzlich die Möglichkeiten zum Äußern von Feedback, Ideen, Fragen etc.)? Welche Möglichkeiten werden dafür geschaffen?
- Wie soll intern im Organisationsteam kommuniziert werden?
- Auf welche zusätzlichen Belange muss geachtet werden (leichte Sprache, Blindenschrift etc.)?
- Wie transparent soll nach außen kommuniziert werden (über Rollen, Rahmenbedingungen, Spielräume, Ungewissheiten, Hintergrundinformationen, Entscheidungsstrukturen)?
