09 Verfahrensstruktur

Ein Verfahren ist ein strukturierter, geplanter Ablauf zur Bearbeitung eines Themas oder einer Aufgabe. Es beinhaltet alle notwendigen Schritte zur Durchführung einer Beteiligung. Innerhalb eines Verfahrens können mehrere logisch aufeinander folgende Beteiligungsformate durchgeführt werden. Das fängt bei ersten Gesprächen, politischen Beschlüssen, der Ausschreibung und der Konzeption der Beteiligung an, entwickelt sich über die Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation. Es geht weiter über die Durchführung der gewählten Beteiligungsformate bis hin zur Dokumentation, Evaluation und im Idealfall einer Implementierung der entwickelten Lösungen. So ist jedes Verfahren aus unterschiedliche Formaten und Methoden aufgebaut. 

Jedes Verfahren hat darüber hinaus eine Struktur, die nicht aus den Formaten und Methoden resultiert. Meistens gibt es begleitende Gremien oder regelmäßige Meetings, wie z.B. Fachbeiräte oder Steuerungsgruppen. Daneben gibt es Entscheidungshierarchien und organisatorische Abhängigkeiten. Manche Verfahren sind sehr offen und flexibel strukturiert, andere folgen sehr klaren Routinen, Vorgaben und Arbeitsabläufen.

Eine Visualisierung des Verfahrens mit allen Meilensteinen (Veranstaltungen, interne Abstimmungstreffen, Entscheidungsmomenten etc.) und Arbeitsphasen (Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Umsetzung) unterstützt dabei, den Prozess zu steuern, indem das Verfahren kontinuierlich reflektiert wird. 

Fragen, die bei der Auseinandersetzung und dem Aufbau eines geeigneten Verfahrens helfen:

• Wie ist der zeitliche Rahmen? Welche Phasen können im Zeitplan festgehalten werden? Welche Meilensteine (Entscheidungspunkte, Festlegungszeiträume etc.) können festgelegt werden?
  
• Wie ist der Verfahrensaufbau? Aus welchen Bausteinen besteht die gesamte Beteiligungsmaßnahme?
  
• Wie eng wollen Sie bzw. müssen Sie die Arbeitsabläufe strukturieren und vorgeben? Wie offen und flexibel können diese sein?
  
• Zu welchen Zeitpunkten im Projekt wollen Sie beteiligen? Was ist im Voraus bereits geschehen? Was wird noch folgen?
  
• Finden punktuelle Veranstaltungen oder eine kontinuierliche Beteiligung statt? Können Teilnehmende im Verlauf der Beteiligung ein- und aussteigen?
  
• Welche Informationen, Entscheidungen, fachliche Vor- und Nachbereitung und Koordination braucht es dafür?
  
• Wie soll intern gearbeitet werden? Wann, in welcher Regelmäßigkeit und mit wem finden interne Arbeits- und Abstimmungstreffen statt? Welche Formen von Gremien, Fachbeiräten oder Steuerungsgruppen sind für diese Schritte und Aufgaben sinnvoll?
  
• Wie kann der Zeitplan und die interne Organisationsstruktur klar visualisiert werden?